3.1 Expedientes.
Al momento que de clic en esta opción el sistema desplegará una lista de registros
que serán las solicitudes que se han elaborado en la sucursal actual, durante el ejercicio y
mes en curso.
La lista contendrá la siguiente información: No. de la solicitud, la fecha en la
que se capturó, el estatus en el que se encuentra al momento de la consulta, la
clave de la persona a quien corresponde la solicitud así como su nombre,
tipo, si es menor o mayor, y el tipo de persona fiscal que es, ya sea física
o moral.
Hay varias acciones que se pueden hacer con los expedientes almacenados, puede
Actualizar su búsqueda proporcionando datos como Sucursal, Ejercicio
y Periodo, una vez que se proporcionan estos datos, se da clic en la opción
F2-Actualizar o bien solo pulsando la tecla F2.
(Fig. 3.1.1 Registro y Funciones)
Fig 3.1.1 Registro y Funciones
Se puede Buscar un registro en particular,
partiendo de un dato que sirva como referencia, puede ser la clave
de la persona, nombre, apellido paterno o materno. Una vez que se tiene alguno
de estos datos, hay que ir al buscador, ya sea tecleando F3 o bien
dar un clic en la opción F3-Buscar y teclear la referencia en la
caja de texto que corresponda, dentro de la ventana que se despliega con dicha
opción.
Cuando se ha tecleado cualquiera de los datos, se da clic en F2-Actualizar
y se mostrará la clave, nombre, apellidos y grupo al que pertenece
la persona que se busca.
Al pulsar el botón buscar o F3 Desplegará la pantalla del buscador.
(Fig. 3.1.2 Buscador)
Fig. 3.1.2 Buscador
Una vez en la ventana del Buscador se puede teclear cualquiera de los datos con los
que se cuente, en el campo que corresponde, como ejemplo se buscará a todas aquellas
personas que en su clave lleven S01-; se teclea en el campo donde dice Clave
y se da clic en F2-Actualizar.
(Fig. 3.1.3 Búsqueda)
Fig. 3.1.3 Búsqueda
IMPORTANTE: Para agregar un expediente se
debe tener en cuenta que tipo de persona fiscal (física o moral) es
el aspirante, pues la información requerida es distinta partiendo de
este dato.
''Al momento de dar de alta un expediente es necesario tomar en
cuenta que hay algunos campos que es obligatorio se proporcionen.
Para poder identificar de una manera más sencilla cuales son estos datos,
en la aplicación ''Sistema de Gestión Financiera'', se han marcado con un color
amarillo las cajas de texto en las que se solicita dicha información''.
En caso de que el expediente que se va a dar de alta sea de una
Persona Física,
hay que dar clic en el icono que dice Pers. Física,
al momento se abrirá una nueva ventana en la que habrá que capturar toda la
información del solicitante; ésta se encuentra ordenada en pestañas de acuerdo
al tipo de información que se captura en cada una de ellas.
(Fig. 3.1.4 Persona Física)
Fig. 3.1.4 Persona Física
En la parte superior de la ventana hay que especificar el Promotor, Tipo de Persona,
Fecha de Solicitud, Estatus, Sucursal, No. de Solicitud, Clave y Motivo de Baja.
Promotor. Este dato hay que seleccionarse de la lista que se despliega al
momento de dar clic en el icono de flecha del campo promotor; en esta lista se mostrarán
todos los usuarios que pertenezcan a la sucursal a la que se esta conectado.
(Fig. 3.1.5 Promotor)
Fig. 3.1.5 Promotor
Tipo de Persona. Para seleccionar el tipo de persona se debe seleccionar
una opción de la lista que se despliega al dar clic sobre el campo sucursal.
(Fig. 3.1.6 Tipo de Persona)
Fig. 3.1.6 Tipo de Persona
Fecha de Solicitud. Este dato esta dado por default, mostrará la
fecha del día, pero se puede cambiar en caso que sea necesario, puede teclear la
fecha o bien dar clic en el icono de flecha para que despliegue el calendario y
se seleccione la fecha deseada.
(Fig. 3.1.7 Fecha de Solicitud)
Fig. 3.1.7 Fecha de Solicitud
Estatus. Para seleccionar el estatus basta con dar clic sobre el
icono de flecha que esta en el campo estatus y elegir una opción de las que se
despliegan.
(Fig. 3.1.8 Estatus)
Fig. 3.1.8 Estatus
Sucursal. La sucursal debe seleccionarse de la lista que se
despliega al dar clic sobre el campo sucursal o sobre el icono de flecha.
(Fig. 3.1.9 Sucursal)
Fig. 3.1.9 Sucursal
No. de Solicitud. Este dato se da por default, ya que es un número
consecutivo.
Clave. Algo similar sucede con la clave ya que ésta se da cuando la
solicitud tiene el estatus ACTIVO y de igual manera es un número consecutivo.
(Fig. 3.1.10 No. de Solicitud y Clave)
Fig. 3.1.10 No. de Solicitud y Clave
Motivo Baja. Esta información se debe proporcionar cuando se dé de baja
un expediente, y se seleccionará un motivo de los que se desplieguen en la lista; hay
que tener en cuenta que solo si la solicitud tiene estatus de BAJA se podrá seleccionar
un motivo, de otra forma este campo permanecerá inactivo.
(Fig. 3.1.11 Motivo Baja)
Fig. 3.1.11 Motivo Baja
Una vez proporcionada la información anterior, se pasa a la parte de pestañas en las que
habrá que teclear o seleccionar los datos del solicitante según se requiera.
Generales: La información que se debe proporcionar en este
apartado son los apellidos Paterno y Materno, Nombre, RFC, CURP, No. de IFE, Fecha de
Nacimiento, Edad, Municipio y Estado de Nacimiento, para estos dos últimos datos hay
que recordar la forma en que se capturan; en primer lugar se selecciona el Estado, para que
de esta manera se muestren los municipios correspondientes al Estado que se ha proporcionado.
Siendo obligatorios los campos con fondo amarillo.
(Fig. 3.1.12 Datos Generales)
Fig. 3.1.12 Datos Generales
En lo que se refiere a la captura del RFC y CURP, se cuenta con una ayuda, ya que si se
captura el nombre completo y la fecha de nacimiento estos datos se obtienen de forma
autómatica al dar clic en el botón RFC-CURP.
(Fig. 3.1.13 Captura RFC y CURP)
Fig. 3.1.13 Captura RFC y CURP
Domicilio: Los datos requeridos en este apartado son: Calle,
No. Exterior, No. Interior, Colonia, Municipio, Estado, Código Postal, Localidad, Entre que
Calles se encuentra la mencionada como la calle del domicilio, alguna Referencia que tenga
el Domicilio, Teléfono de Casa, Teléfono Celular, Teléfono en el que se pueden dejar Recados
y Correo Electrónico.
Siendo obligatorios los campos con fondo amarrillo.
(Fig. 3.1.14 Domicilio)
Fig. 3.1.14 Domicilio
Hay que tomar en cuenta el orden el que se deben capturar los campos de Estado, Municipio,
Localidad y Colonia, para que una vez seleccionados se muestre por default el código postal
correspondiente.
(Fig. 3.1.14 Estado, Fig. 3.1.15 Municipio, Fig. 3.1.16 Localidad, Fig 3.1.17 Colonia y Código Postal)
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Quedando capturados los datos del Domicilio como lo muestra la siguiente imagen
(Fig. 3.1.18 Domicilio Completo)
Fig. 3.1.18 Domicilio Completo
Estadísticos: En este apartado la información se debe seleccionar de
cada una de las listas que se proporcionan; los datos a proporcionar son:
Fig. 3.1.19 Estadísticos
Trabajo: La información solicitada en este apartado es la siguiente:
Fig. 3.1.20 Trabajo
En el caso de la ocupación y de la empresa son datos que tendrán que seleccionarse
de las listas que se proporcionan al dar clic en los campos correspondientes.
(Fig. 3.1.21 Ocupación,Fig. 3.1.22 Empresa)
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Una vez proporcinada la información este apartado debe tener una apariencia similar a la
imagen que se muestra a continuación; no hay que olvidar que los campos con fondo amarillo
es indispensable que contengan información.
(Fig. 3.1.23 Datos de Trabajo Completo)
Fig. 3.1.23 Datos de Trabajo Completo
Cónyuge: En caso de que el expediente que se este dando de alta
sea el de una persona casada, es en esta sección donde se debe proporcionar la información
relacionada con su cónyuge.
Los datos que se requieren son:
Fig. 3.1.24 Datos de Cónyuge
Puede ser que el cónyuge ya pertenezca a la entidad; si es así ya no es necesario volver
a capturar los datos, solo habrá que teclear la clave de afiliado y dar clic en el botón
F3-Buscar; o bien, dar clic en el botón F3-Buscar para que nos muestre el Buscador y
teclear alguno de los datos que ahí se solicitan, para después seleccionar el registro
correcto y en automático muestre la información correcta.
(Fig. 3.1.25 Cónyuge Afiliado)
Fig. 3.1.25 Cónyuge Afiliado
En cuanto a la ocupación y empresa, son datos que deberán seleccionarse de los catálogos
proporcionados.
(Fig. 3.1.26 Ocupación Cónyuge, Fig. 3.1.27 Empresa Cónyuge)
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Una vez que ya se ha proporcionado toda la información referente al cónyuge, esta sección
debe quedar similar a la imagen que se muestra enseguida.
(Fig. 3.1.28 Registro Completo de Cónyuge)
Fig. 3.1.28 Registro Completo de Cónyuge
Observaciones: Si hay alguna observación con respecto a
la documentación o algo referente a la solicitud y es necesario documentarlo,
es en esta pestaña en la que se puede hacer alguna aclaración.
(Fig. 3.1.29 Observaciones)
Fig. 3.1.29 Observaciones
Foto.
Firma.
Una vez que se ha terminado de capturar toda la información habrá que guardarla
ya sea dando clic sobre el icono de Guardar o pulsando la tecla F10. (No es
necesario ir guardando la información cada que se capturen los datos en los
distintos apartados.)
(Fig. 3.1.30 F10-Guardar)
Fig. 3.1.30 Guardar
Cuando se vaya a asignar la clave a una solicitud, habrá que consultarla y
cambiar el Estatus de SOLICITUD a
ACTIVA, al momento de hacer este cambio, el Sistema
de Gestión Financiera, asignará la clave a la persona relacionada con dicho
expediente.
(Fig. 3.1.31 Estatus Activa y Fig. 3.1.32 Generar Clave)
Fig. 3.1.31 Estatus Activa
Fig. 3.1.32 Generar Clave
Una vez que la solicitud se encuentra con el estatus "ACTIVA", cuando se consulte
el módulo de expedientes, el registro se mostrará como sigue.
(Fig. 3.1.33 Solicitud Activa)
Fig. 3.1.33 Solicitud Activa
En caso que algún afiliado desee retirarse de la entidad, habrá que darlo de baja.
Para esto se consulta la solicitud de la persona en cuestión y se cambia el
Estatus de ACTIVA a BAJA,
para que de esta manera se active el catálogo de opciones por las que se pueden dar
de baja y seleccionar la más adecuada, de igual forma se guarda la información con
F10 o dando clic sobre el icono de Guardar.
(Fig. 3.1.34 Activo-Baja, Fig. 3.1.35 Motivos de Baja)
Fig. 3.1.34 Activo-Baja
Fig. 3.1.35 Motivos de Baja
Cuando se trate un Re-Ingreso, habrá que consultar el
expediente que corresponda para actualizar el estatus, que en este caso irá de
BAJA a ACTIVA.
(Fig. 3.1.36 Expediente Baja)
Fig. 3.1.36 Expediente Baja
Al momento de consultar el expediente, se mostrará la solicitud de ingreso del
afiliado; que en el momento de la consulta tendrá el estatus definido como
BAJA.
Lo que hay que hacer es cambiar el estatus a ACTIVA y guardar el cambio,
para que de esta manera el expediente quede re-activado y su titular pueda gozar
de los beneficios que ofrece la entidad.
Hecha la actualización anterior el expediente debe mostrarse como activo.
(Fig. 3.1.37 Estatus Baja-Activo, Fig. 3.1.38 Expediente Activo)
Fig. 3.1.37 Estatus Baja-Activo
Fig. 3.1.38 Expediente Activo
Para dar de alta un Expediente de una Persona Moral
es muy similar al proceso que se realiza cuando se da de alta un expediente de una persona física;
habrá que dar clic en el icono Pers. Moral, al hacerlo se desplegará en
pantalla una ventana que esta divida en dos partes, en la primera habrá que
capturar o seleccionar la siguiente información:
Fig. 3.1.39 Persona Moral
Al momento de dar de alta un expediente de una persona moral debemos tomar en
cuenta las mismas consideraciones que al dar de alta un expediente de una persona
física, esto es, todos los campos que tengan fondo amarillo forzosamente deben
contener información, de otro modo no se podrá guardar el registro.
Promotor. Para especificar el promotor es necesario seleccionar
un registro de los que se despliegan en la lista que se proporciona.
Tipo de Persona. En este caso solo se podrá seleccionar la opción
de persona moral.
Fecha de Solicitud. La fecha viene dada por default pero puede
modificarse si se requiere, dando clic sobre el icono de flecha que corresponde
al campo.
Estatus. Habrá que seleccionar el estatus de la solicitud de las
opciones que se despliegan al dar clic sobre el icono correspondiente.
Sucursal. Este dato al igual que en la solicitud de personas físicas,
viene dado por default, mostrando la sucursal a la que se encuentra conectado actualmente;
si es necesario cambiar el dato solo habrá que seleccionar la sucursal correcta de la
lista que se despliega en dicha opción.
No. de Solicitud. Este es un dato que se da de forma consecutiva y no
es posible modificarse.
Clave. Dato que se genera de forma automática cuando la solicitud tiene
estatus de ACTIVA.
Motivo Baja. Campo que solo se habilita cuando la solicitud tiene estatus
de BAJA; si es así el campo se activa para que se pueda seleccionar alguna opción de las
que se desplieguen.
(Fig. 3.1.40 Encabezado Expediente Personal Moral)
Fig. 3.1.40 Encabezado Expediente Persona Moral
Generales (Persona Moral): Los datos generales solicitados en un
expediente para una persona moral son:
Fig. 3.1.41 Generales Persona Moral
Domicilio (Persona Moral): En esta pestaña se solicitan los datos
relacionados con el lugar en donde se encuentra establecida la persona moral (organización),
que sería equivalente al domicilio particular de una persona física.
Los datos a proporcionar son:
Fig. 3.1.42 Domicilio Persona Moral
Estadísticos (Persona Moral): Dentro de este apartado habrá que
seleccionar una opción de cada una de las listas proporcionadas según sea el dato que se
esta solicitando.
Los datos que se requieren en esta sección son:
Fig. 3.1.43 Estadísticos Persona Moral
Observaciones : Es en esta sección es donde se puede agregar algún
comentario que se crea pertinente.
(Fig. 3.1.44 Observaciones Persona Moral)
Fig. 3.1.44 Observaciones Persona Moral
Foto:
Firma:
Cuando se han completado todos los datos solicitados en el expediente, lo que resta por hacer
es guardarlo, ya sea con F10 o dando clic en el botón de Guardar, como se viene mencionando.
Así cuando consultemos los expedientes, la solicitud de la persona moral se verá incluida en la
lista como lo muestra la siguiente figura.
(Fig. 3.1.45 Solicitud Completa Persona Moral)
Fig. 3.1.45 Solicitud Completa Persona Moral
Una vez que se ha guardado la información de una solicitud, puede surgir la necesidad de
modificar algún dato en el que se haya cometido un error o simplemente para activar o dar
de baja algún afiliado; para esto es necesario Editar la solicitud.
Para hacer lo anterior basta con posicionarse en la solicitud que se desea modificar y dar doble
clic sobre ella, o bien posicionarse en el registro y dar un clic en el icono de Editar
que se encuentra en la parte superior de la ventana de Expedientes.
(Fig. 3.1.46 Editar Expediente)
Fig. 3.1.46 Editar Expediente
Para asignar la clave a un expediente de una persona moral se sigue el mismo procedimiento
que se tiene establecido para una persona física; seleccionar la solicitud, y pasar el
estatus de SOLICITUD a ACTIVO para que de esta forma se genere el número que lo acreditará
como afiliado de la entidad. Dicho procedimiento se mencionó en líneas anteriores, en el
expediente de persona física.
(Fig. 3.1.47 Estatus Solicitud-Activa Persona Moral y Fig. 3.1.48 Número de Afiliado Persona Moral
Fig. 3.1.47 Estatus Solicitud-Activa Persona Moral
Fig. 3.1.48 Número de Afiliado Persona Moral
Desde el módulo de Expedientes se pueden consultar las cuentas o contratos que
tenga el afiliado en su historial, ya sea cuentas vigentes, pagadas o canceladas.
Para poder visualizarlas solo hay que seleccionar el registro del afiliado y dar clic en
el icono de Cuentas que se encuentra en la parte superior de la
ventana de Expedientes. Cuando se da clic en el icono, de inmediato se abre una
ventana que contiene la lista de los contratos relacionados con el afiliado; la información
viene distribuida en una tabla que esta conformada por las siguientes columnas:
Fig. 3.1.49 Consulta de Contratos
La mayoría de las veces es conveniente dar un documento que avale las actividades que se
realizan, por lo tanto sería conveniente poder imprimir las solicitudes que se almacenan
en la base de datos y de esta manera no solo tenerla de manera electrónica si no también
de forma física. Para esto, está la opción de Imprimir o Visualizar el documento
en un formato que no se pueda editar después de que ha sido capturada.
Para poder visualizar la solicitud, solo hay que dar un clic en elicono que dice
Solicitud, ubicado en la parte superior de la ventana.
(Fig. 3.1.50 Formato Solicitud Mayor)
Fig. 3.1.50 Formato Solicitud Mayor
Así como la solicitud se pueden imprimir otro tipo de formatos como son, la Solicitud de Menor, que para poder imprimirla es necesario seleccionar el registro del afiliado menor y dar clic sobre el botón Sol. Menor (Fig. 3.1.51 Formato Solicitud Menor); para las entidades que manejan aportación social se puede imprimir un Certificado de aportación social, solo hay que ubicar el afiliado y dar clic sobre el botón Certificado, (Fig. 3.1.52 Formato Certificado Parte Social); y si se manejan aportaciones adicionales igualmente se puede imprimir un certificado dando clic en el botón Cert.Capital; (Fig. 3.1.53 Formato Certificado Aportación Adicional); y por último se pueden imprimir todos los contratos dando clic en el botón Contratos.
Fig. 3.1.51 Formato Solicitud Menor
Fig. 3.1.52 Formato Certificado Parte Social
Fig. 3.1.53 Formato Certificado Aportación Adicional
www.omegasoftware.com.mx