4.2 Registro de movimientos.
Se puede decir que esta opción es una de las más importantes dentro del Sistema de Gestión Financiera, pues es aquí donde se originan el mayor número de las transacciones que hay o que se manejan dentro de la entidad.
Al momento de elegir esta opción el sistema muestra una ventana
que esta conformada por cuatro secciones.
Fig. 4.2.1 Registro de Movimientos
F3-Buscar esta opción es útil para localizar
al afiliado que va a realizar un movimiento. La búsqueda se puede hacer
de distintas maneras, como se ha mencionado anteriormente; esto es proporcionado
la clave del afiliado o bien, su nombre, su apellido paterno, apellido
materno o una combinación de cualquiera de estos elementos para que se
despliegue la lista de registros que conicidan con los parámetros de
búsqueda que se han especificado y así poder seleccionar el deseado.
(Fig. 4.2.2 Búsqueda)
Fig. 4.2.2 Búsqueda por Clave
F4-Depósito Al momento de dar clic en este
botón el sistema muestra una ventana en la que se habrá de elegir una
opción dependiendo el tipo de depósito que se vaya a registrar.
Los distintos tipos de depósitos que hay son: F2-Normal,
F3-Inversión, F6-Dispersión Individual, F7-Dispersión Grupal,
F11-Abono Individual y F12-Abono Grupal
(Fig. 4.2.3 Tipos de Depósito)
Fig. 4.2.3 Tipos de Depósito
F2-Normal. Esta opción se utiliza para cuando el
depósito que se va a realizar no tiene relación con
préstamos. Los datos que se deben proporcionar al capturar este tipo
de movimiento son: Cantidad, Aplicar a (contrato al que se va a
aplicar) y el Concepto.
(Fig. 4.2.4 Depósito Normal)
Fig. 4.2.4 Depósito Normal
Para seleccionar el contrato al que se va a aplicar el depósito es
necesario elegir algún tipo de movimiento de la lista que se
despliega al dar clic en el combo de Aplicar A.
(Fig. 4.2.5 Selección de Contrato)
Fig. 4.2.5 Selección de Contrato
Una vez que se han especificado estos datos se da clic en el botón
F10-Guardar; el movimiento se reflejará en la parte central de la
ventana, ahora habrá que especificar la denominación en la que se recibe
el monto del depósito; una vez que se especifica la denominación, en
la parte inferior de la ventana se muestran los totales del movimiento
que se esta capturando.
(Fig. 4.2.6 Alta del Movimiento)
Fig. 4.2.6 Alta del Movimiento
Lo que resta por hacer es guardar el movimiento en la base de datos para
que este se vea reflejado en el saldo del afiliado, para esto solo hay
que dar clic sobre el icono F10-Registrar esto mandará una
pregunta para confirmar si realmente se desea registrar el
movimiento; si el movimiento se guarda sin nigún problema mandará un mensaje que muestra el número de folio con el que se ha registrado el movimiento.
(Fig. 4.2.7 Guardar Movimiento)
Fig. 4.2.7 Guardar Movimiento
Cuando el movimiento se registra sin ningún problema, despúes de que se muestra la ventana con el número de folio y se da clic en Aceptar, enseguida se muestra la ventana de Impresión de folio, en ella se muestran los datos de Fecha, Folio y Serie; y el botón de Texto y PDF para que el usuario elija que tipo de archivo sea enviado a la impresora y se emita el comprobante del movimiento; si se elige la opción Texto el archivo se manda directamente a la impresora; pero si se elige PDF entonces se muestra en pantalla el comprobante para que sea mandado imprimir desde ahi.
(Fig. 4.2.8 Impresion de folio y Fig. 4.2.9 Recibo PDF)
Fig. 4.2.8 Impresion de folio
Fig. 4.2.9 Recibo PDF
F3-Inversión. Este tipo de depósito es para cuando se
va a dar entrada al monto de un contrato de inversión que se ha
aperturado con anterioridad. Para poder realizarlo primeramente se debe
ubicar el afiliado relacionado con el movimiento, (en párrafos anteriores
se ha explicado la manera de realizar la búsqueda) una vez que se tiene
el afiliado indicado se presiona F4-Depósito para posteriormente
seleccionar la opción F3-Inversión.
Al momento de seleccionar la opción nos muestra una ventana con dos campos
uno es Cantidad y el otro Aplicar A, el campo Cantidad
estará deshabilitado pues este va a depender del monto que se haya capturado
en la apertura de cuentas, incluso si el depósito llegará aplicar algun tipo
de impuesto, la cantidad del contrato incluirá el descuento por el importe
del impuesto. Lo que se va a tener que capturar es el campo de Aplicar A pues
habrá que especificar a que contrato se va a aplicar el movimiento.
(Fig. 4.2.10 Depósito de Inversión)
Fig. 4.2.10 Depósito de Inversión
Una vez que se ha elegido el contrato al que se aplicará el movimiento se da
clic en F10-Guardar para pasar a la parte de la captura de la denominación
en la que se va a recibir el monto del contrato y conforme se vaya capturando
la denominación, la parte de totales se irá actualizando.
(Fig. 4.2.11 Denominación de la Inversión)
Fig. 4.2.11 Denominación de la Inversión
Cuando se ha capturado la denominación del importe que esta entrando a caja
lo único que resta por hacer es guardar el registro dando clic en el botón
F10-Registrar.
(Fig. 4.2.12 Guardar Movimiento Inversión)
Fig. 4.2.12 Guardar Movimiento Inversión
F6-Dispersión Individual. Esta opción se utilizará para
darle salida a un crédito individual, se hará de la siguiente manera:
primeramente se debe seleccionar el afiliado al que se le pagará el monto
del préstamo, una vez seleccionado se da clic en F4-Depósito de
las opciones que muestra el sistema se selecciona F6-Dispersión Individual
con esto lo que se hace es depositar el dinero del préstamo en la cuenta
eje del afiliado.
Para hacer el movimiento de Dispersión Individual, hay que especificar el
número de crédito, el monto y a que cuenta se va a depositar el importe.
Para seleccionar el crédito hay que dar clic en el combo para que despliegue
la lista de los créditos vigentes que tiene el afiliado.
Una vez especificado el crédito, en automático se pone el monto del préstamo.
(Fig. 4.2.13 Seleccionar Préstamo)
Fig. 4.2.13 Seleccionar Préstamo
Hay que seleccionar en que cuenta se va a depositar el monto del crédito para
que el proceso de dispersión pueda llevarse a cabo.
(Fig. 4.2.14 Seleccionar Cuenta)
Fig. 4.2.14 Seleccionar Cuenta
Especificados los datos anteriores se da clic en F10-Guardar para que el
movimiento se vea reflejado en la pantalla principal de caja y se Registre
el movimiento, para que la cantidad del crédito sea depositado en la cuenta
que se ha especificado.
(Fig. 4.2.15 Préstamo a Dispersar)
Fig. 4.2.15 Préstamo a Dispersar
Cuando el crédito se muestra en la pantalla principal lo que resta por hacer
es dar clic en F10-Registrar, lo que mandará una pregunta de confirmación
para guardar el movimiento realizado en la base de datos.
Si todo esta correcto mandará una ventana con el número de folio con el que se guardó el movimiento e inmediatamente despúes se desplegará la ventana de impresión del comprobante.
(Fig. 4.2.16 Préstamo Dispersado)
Fig. 4.2.16 Préstamo Dispersado
Como esta opción es utilizada para darle salida a un crédito individual, nos resta terminar el movimiento pues habrá que retirar el importe del préstamo de la cuenta eje del afiliado para que se haga la entrega fisica del monto. (El movimiento de Retiro se explica en párrafos posteriores.)
F7-Dispersión Grupal. Esta opción se utilizará para darle salida a
un crédito grupal. El movimiento para dispersar un crédito grupal no difiere mucho
del procedimiento que se realiza al darle salida a un préstamo individual.
Lo primero que habrá que hacerse es identificar alguno de los integrantes del grupo
al que se le entregará el crédito; para esto habrá que utilizar el buscador que se
proporciona dentro del módulo de caja.
(Fig. 4.2.17 Seleccionar Integrante)
Fig. 4.2.17 Seleccionar Integrante
Una vez que se ha seleccionado algún integrante del grupo, se da clic en la opción
F4-Depósito; de las opciones que muestra el sistema se selecciona F7-Dispersión Grupal,
al momento el sistema mostrará una ventana en la que se habrá de seleccionar el
crédito que va a ser entregado.
(Fig. 4.2.18 Seleccionar Crédito).
Fig. 4.2.18 Seleccionar Crédito
Cuando se selecciona el préstamo a entregar se da clic en el icono F10-Guardar,
el sistema mandará una ventana con una pregunta de confirmación,
(Fig. 4.2.19 Dispersión Grupal) al responder Sí, en la pantalla
principal de caja se mostrarán cada uno de los integrantes activos del grupo
con la cantidad que le corresponde a cada uno.
(Fig. 4.2.20 Préstamo a Dispersar)
Fig. 4.2.19 Dispersión Grupal
Fig. 4.2.20 Préstamo a Dispersar
Lo que resta por hacer es dar clicn en F10-Registrar, lo que mandará una pregunta
de confirmación para guardar el movimiento en la base de datos.
(Fig. 4.2.21 Crédito Dispersado)
Fig. 4.2.21 Crédito Dispersado
Al igual que en los créditos individuales, lo que se hace con el movimiento anterior es hacer el traspaso del monto del préstamo a cada una de las cuentas de los integrantes del grupo, para poder terminar el movimiento y entregar el importe del préstamo a cada uno de los afiliados, habrá que hacer un retiro por el importe de cada una de las cuentas de los integrantes. (El movimiento de Retiro se explica en párrafos posteriores.)
F11-Abono Individual. Como su nombre lo indica esta opción es utilizada
cuando un afiliado va a hacer un abono al crédito que tiene vigente.
Primero habrá que seleccionar al afiliado, para que el sistema filtre solo los créditos
vigentes que tenga el mismo.
Una vez ubicado al afiliado se da clic en la opción F4-Depósito para posteriormente
seleccionar la opción F11-Abono Individual.
Cuando se da clic en esta opción se despliega una ventana que contiene los siguientes
campos:
Fig. 4.2.22 Selección del Crédito, Información del Crédito
Una vez que se ha capturado el importe que el afiliado desea abonar, y las condonaciones
correspondientes en el caso que las haya, se da clic en el icono F10-Guardar para que
muestre el movimiento en la pantalla principal de caja y poder capturar la denominación
en la que se recibe el importe. En caso que tenga que devolver cambio al afiliado,
tendrá que capturar también la denominación en la que le será entregado dicho importe,
esta captura tendra que hacerse del lado derecho de la pantalla.
Al tener toda la información correcta del abono que se va a realizar solo hay que dar
clic en el icono F10-Registrar para que de esta manera quede guardado el movimiento en
la base de datos y se aplique el pago al crédito del afiliado.
(Fig. 4.2.23 Capturar Denominación del Pago)
Fig. 4.2.23 Capturar Denominación del Pago
F12-Abono Grupal. Esta opción es para cuando se desea hacer un abono a un
crédito grupal, pero en el que todos los integrantes del grupo van a abonar.
Cuando se selecciona la opción F12-Abono Grupal, enseguida se abre una ventana en la que
se debe seleccionar el crédito al que se va a hacer el abono para que despliegue la lista
de cada uno de los integrantes del grupo con el importe que le corresponde pagar a cada
uno de ellos.
Dentro de la información que se despliega al momento de seleccionar el crédito al que se
va a abonar, hay una columna Garantía, ésta es para capturar el importe de ahorro que haga
cada uno de los integrantes del grupo al momento de hacer el abono, lo anterior solo es
en caso de que el ahorro sea una de las garantías del crédito.
En la parte superior hay un campo que dice Abono, es ahí donde se debe especificar el
importe total del abono, para que al momento de dar clic en el botón F5-Distribuir la
lista se actualice y muestre como es que van a quedar cubiertos los pagos de cada uno de
los integrantes.
Una vez que se ha distribuido el importe del abono, se da clic en el botón F10-Guardar.
(Fig. 4.2.24 Abono Crédito Grupal)
Fig. 4.2.24 Abono Crédito Grupal
Una vez que se han capturado los pagos de cada uno de los integrantes, se da clic en el
icono F10-Guardar para que en la pantalla principal de caja se muestre el movimiento y
se pueda capturar la denominación en la que se recibe el importe y en la que se entregará
el cambio si es que se diera el caso.
(Fig. 4.2.25 Abono a Préstamo y Denominación del Pago)
Fig. 4.2.25 Abono a Préstamo y Denominación del Pago
Al tener toda la información correcta del abono que se va a realizar solo hay que dar clic en el icono F10-Registrar para que de esta manera quede guardado el movimiento en la base de datos y se aplique el pago al crédito de cada uno de los integrantes del grupo. Al momento de la impresión de comprobantes se imprimirá uno para cada integrante.
F5-Retiro. Como cualquier otro movimiento de caja,
primero habrá que seleccionarse al afiliado que realizará el movimiento.
Una vez que se ha identificado éste, se da clic en el icono F5-Retiro.
Al momento de dar clic en este
botón el sistema muestra una ventana en la que se habrá de especificar
la Cantidad del retiro, el contrato al que se va a Aplicar A el movimiento
y el Concepto por el que se esta aplicando el retiro.
(Fig. 4.2.26 Retiro)
Fig. 4.2.26 Retiro
Cuando se selecciona el contrato al que se va a aplicar el retiro,
en automático se despliega la descripción del contrato, cabe señalar
que el campo de Concepto es opcional.
(Fig. 4.2.27 Información del Movimiento)
Fig. 4.2.27 Información del Movimiento
Cuando se ha especificado la información anterior, se da clic en
F10-Guardar esto hará que el movimiento se refleje en pantalla,
para que así se pueda capturar la denominación en la que se va a
entregar el importe del retiro.
(Fig. 4.2.28 Denominación del Retiro)
Fig. 4.2.28 Denominación del Retiro
Cuando se termina de capturar la denominación habrá que dar clic en el icono
F10-Registrar para que el movimiento quede guardado en la base de datos.
(Fig. 4.2.29 Movimiento Registrado)
Fig. 4.2.29 Movimiento Registrado
F7-Cancelar. Esta opción como su nombre
lo indica, permite anular un movimiento que se ha efectuado con
anterioridad, y el cual se aplicó de manera incorrecta.
Al dar clic en esta opción el sistema muestra una ventana en la
que habrá que proporcionar información tal como, Fecha, Folio y Serie.
(Fig. 4.2.30 Cancelar Folio)
Fig. 4.2.30 Cancelar Folio
La fecha habrá que seleccionarla del calendario que se despliega
al dar clic en el combo de Fecha (Fig. 4.2.31 Fecha),
para posteriormente dar el número de folio a cancelar y la serie
del mismo.
(Fig. 4.2.32 No. Folio y Serie)
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Cuando se han dado los datos del movimiento a cancelar se da clic
en el icono Cancelar, al momento se abrirá una ventan en la que se hace una
pregunta para confirmar que realmente se desea cancelar el
movimiento. (Fig. 4.2.33 Confirmación de Movimiento)
Si se
contesta la pregunta anterior de forma afirmativa, se cancelará el
movimiento y se desplegará una ventana confirmando la
cancelación.(Fig. 4.2.34 Cancelación del Folio)
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F8-Ver Prest.. Al seleccionar esta opción el
sistema desplegará en pantalla información relacionada con los
créditos tanto individuales como grupales
que tenga vigentes el afiliado que se esta consultando en ese momento. Dicha
información estará contenida dentro de una tabla que tiene las
siguientes columnas:
(Fig. 4.2.35 Consulta de Préstamos)
Fig. 4.2.35 Consulta de Préstamos
Dentro de esta opción se puede consultar el historial de movimientos
que ha tenido el crédito de el afiliado, esto se imprime en pantalla
cuando se da doble clic sobre el registro de algún crédito. Es
importante mencionar que dicho anlítico se puede mandar a un archivo
CSV para que se manipule en una hoja de excel o bien mandarse directamente
a un archivo PDF para mandarse imprimir si así se desea. Para lo anterior
solo habrá que dar clic en el icono correspondiente ya sea PDF o CSV.
El historial se despliega en una tabla que contiene las siguientes
columnas:
Fig. 4.2.36 Analítico de Movimientos
F9-Ver Haberes. Al seleccionar esta opción el
sistema despliega en pantalla información acerca de los saldos a favor
(haberes) que tiene el afiliado que se esta consultando en ese momento;
la información esta almacenada en una tabla con las siguientes
columnas:
(Fig. 4.2.37 Haberes)
Fig. 4.2.37 Haberes
Dentro de esta opción se puede consultar el historial de movimientos
que ha tenido un afiliado, esto se imprime en pantalla cuando se da
doble clic sobre el registro de algun tipo de movimiento.
El historial se muestra en una tabla que contiene la siguiente
información:
Fig. 4.2.38 Analítico de Movimientos
Fig. 4.2.39 Reporte CSV
Fig. 4.2.40 Reporte PDF
Reimprimir. Esta opción va a permitir hacer la
re-impresión de folios realizados anteriormente, solo habrá que
especificar la fecha en la que se registro el folio, el número de folio
y la serie del usuario que capturó el movimiento correspondiente y dar
clic en el icono de Texto o PDF según sea se requiera.
(Fig. 4.2.41 Reimpresión, Fig. 4.2.42 Fecha y Fig. 4.2.43 Datos de Folio a Reimprimir)
Fig. 4.2.41 Reimpresión
Fig. 4.2.40 Fecha
Fig. 4.2.41 Datos de Folio a Reimprimir
F10-Registrar. Este botón es mediante el
cual se almacenan o guardan los movimientos en el Sistema de Gestión
Financiera después de haber sido capturados correctamente.
(Fig. 4.2.42 F10-Registrar)
Fig. 4.2.42 F10-Registrar
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