3.1 Expedientes.
Al momento que de clic en esta opción el sistema desplegará una lista de registros que serán las solicitudes que se han elaborado en la sucursal actual, durante el ejercicio y mes en curso. La lista contendrá la siguiente información: No. de la solicitud, la fecha en la que se capturó, el estatus en el que se encuentra al momento de la consulta, la clave de la persona a quien corresponde la solicitud así como su nombre, tipo, si es menor o mayor, y el tipo de persona fiscal que es, ya sea física o moral.
Hay varias acciones que se pueden hacer con los expedientes almacenados, puede Actualizar su búsqueda proporcionando datos como Sucursal, Ejercicio y Periodo, una vez que se proporcionan estos datos, se da clic en la opción F2-Actualizar o bien solo pulsando la tecla F2.
(Fig. 3.1.1 Registro y Funciones)
Fig 3.1.1 Registro y Funciones
Se puede Buscar un registro en particular, partiendo de un dato que sirva como referencia, puede ser la clave de la persona, nombre, apellido paterno o materno. Una vez que se tiene alguno de estos datos, hay que ir al buscador, ya sea tecleando F3 o bien dar un clic en la opción F3-Buscar y teclear la referencia en la caja de texto que corresponda, dentro de la ventana que se despliega con dicha opción.
Cuando se ha tecleado cualquiera de los datos, se da clic en F2-Actualizar y se mostrará la clave, nombre, apellidos, grupo al que pertenece y el estatus de la persona que se busca.
Al pulsar el botón buscar o F3 Desplegará la pantalla del buscador.
(Fig. 3.1.2 Buscador)
Fig. 3.1.2 Buscador
Una vez en la ventana del Buscador se puede teclear cualquiera de los datos con los que se cuente, en el campo que corresponde, como ejemplo se buscará a todas aquellas personas que en su clave lleven S01-; se teclea en el campo donde dice Clave y se da clic en F2-Actualizar.
(Fig. 3.1.3 Búsqueda)
Fig. 3.1.3 Búsqueda
IMPORTANTE: Para agregar un expediente se debe tener en cuenta que tipo de persona fiscal (física o moral) es el aspirante, pues la información requerida es distinta partiendo de este dato.
''Al momento de dar de alta un expediente es necesario tomar en cuenta que hay algunos campos que es obligatorio se proporcionen. Para poder identificar de una manera más sencilla cuales son estos datos, en la aplicación ''Sistema de Gestión Financiera'', se han marcado con un color amarillo las cajas de texto en las que se solicita dicha información''.
En caso de que el expediente que se va a dar de alta sea de una Persona Física, hay que dar clic en el icono que dice Pers. Física, al momento se abrirá una nueva ventana en la que habrá que capturar toda la información del solicitante; ésta se encuentra ordenada en pestañas de acuerdo al tipo de información que se captura en cada una de ellas.
(Fig. 3.1.4 Persona Física)
Fig. 3.1.4 Persona Física
En la parte superior de la ventana hay que especificar el Promotor, Tipo de Persona, Fecha de Solicitud, Estatus, Sucursal, No. de Solicitud, Clave y Motivo de Baja.
Promotor. Este dato viene dado por default, pero si se desea cambiar solo hay que seleccionar el adecuado de la lista que se despliega al momento de dar clic en el icono de flecha del campo promotor; en esta lista se mostrarán todos los usuarios sin importar a que sucursal pertenezcan.
(Fig. 3.1.5 Promotor)
Fig. 3.1.5 Promotor
Tipo de Persona. Para seleccionar el tipo de persona se debe seleccionar una opción de la lista que se despliega al dar clic sobre el campo sucursal.
(Fig. 3.1.6 Tipo de Persona)
Fig. 3.1.6 Tipo de Persona
Fecha de Solicitud. Este dato esta dado por default, mostrará la fecha del día, pero se puede cambiar en caso que sea necesario, puede teclear la fecha o bien dar clic en el icono de flecha para que despliegue el calendario y se seleccione la fecha deseada.
(Fig. 3.1.7 Fecha de Solicitud)
Fig. 3.1.7 Fecha de Solicitud
Estatus. Para seleccionar el estatus basta con dar clic sobre el icono de flecha que esta en el campo estatus y elegir una opción de las que se despliegan.
(Fig. 3.1.8 Estatus)
Fig. 3.1.8 Estatus
Sucursal. La sucursal debe seleccionarse de la lista que se despliega al dar clic sobre el campo sucursal o sobre el icono de flecha.
(Fig. 3.1.9 Sucursal)
Fig. 3.1.9 Sucursal
No. de Solicitud. Este dato se da por default, ya que es un número consecutivo.
Clave. Algo similar sucede con la clave ya que ésta se da cuando la solicitud tiene el estatus ACTIVO y de igual manera es un número consecutivo.
(Fig. 3.1.10 No. de Solicitud y Clave)
Fig. 3.1.10 No. de Solicitud y Clave
Motivo Baja. Esta información se debe proporcionar cuando se dé de baja un expediente, y se seleccionará un motivo de los que se desplieguen en la lista; hay que tener en cuenta que solo si la solicitud tiene estatus de BAJA se podrá seleccionar un motivo, de otra forma este campo permanecerá inactivo.
(Fig. 3.1.11 Motivo Baja)
Fig. 3.1.11 Motivo Baja
Una vez proporcionada la información anterior, se pasa a la parte de pestañas en las que habrá que teclear o seleccionar los datos del solicitante según se requiera.
Generales: La información que se debe proporcionar en este apartado son los apellidos Paterno y Materno, Nombre, RFC, CURP, No. de IFE, Fecha de Nacimiento, Edad, Municipio y Estado de Nacimiento, para estos dos últimos datos hay que recordar la forma en que se capturan; en primer lugar se selecciona el Estado, para que de esta manera se muestren los municipios correspondientes al Estado que se ha proporcionado.
Siendo obligatorios los campos con fondo amarillo.
(Fig. 3.1.12 Datos Generales)
Fig. 3.1.12 Datos Generales
En la parte del nombre hay un botón para consultar los homónimos, solo habrá que teclear los apellidos y el nombre y dar clic en el botón para consultar si ya hay algún afiliado con los mismos datos y verificar que no se duplique el registro.
(Fig. 3.1.13 Consulta de Homónimos)
Fig. 3.1.13 Consulta de Homónimos
En lo que se refiere a la captura del RFC y CURP, se cuenta con una ayuda, ya que si se captura el nombre completo y la fecha de nacimiento estos datos se obtienen de forma autómatica al dar clic en el botón RFC-CURP.
(Fig. 3.1.14 Captura RFC y CURP)
Fig. 3.1.14 Captura RFC y CURP
Domicilio: Los datos requeridos en este apartado son: Calle, No. Exterior, No. Interior, Colonia, Municipio, Estado, Código Postal, Localidad (para el manejo correcto de las localidades es necesario que se tenga un catálogo de las mismas dependiendo el estado y municipio), Entre que Calles se encuentra la mencionada como la calle del domicilio, alguna Referencia que tenga el Domicilio, Teléfono de Casa, Teléfono Celular, Teléfono en el que se pueden dejar Recados y Correo Electrónico.
Siendo obligatorios los campos con fondo amarrillo.
(Fig. 3.1.15 Domicilio)
Fig. 3.1.15 Domicilio
Hay que tomar en cuenta el orden el que se deben capturar los campos de Estado, Municipio, Localidad y Colonia, para que una vez seleccionados se muestre por default el código postal correspondiente.
(Fig. 3.1.16 Estado, Fig. 3.1.17 Municipio, Fig. 3.1.18 Localidad, Fig 3.1.19 Colonia y Código Postal)
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Quedando capturados los datos del Domicilio como lo muestra la siguiente imagen
(Fig. 3.1.20 Domicilio Completo)
Fig. 3.1.20 Domicilio Completo
Estadísticos: En este apartado la información se debe seleccionar de cada una de las listas que se proporcionan; los datos a proporcionar son:
Fig. 3.1.21 Estadísticos
Trabajo: La información solicitada en este apartado es la siguiente:
Fig. 3.1.22 Trabajo
En el caso de la ocupación y de la empresa son datos que tendrán que seleccionarse de las listas que se proporcionan al dar clic en los campos correspondientes.
(Fig. 3.1.23 Ocupación,Fig. 3.1.24 Empresa)
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Una vez proporcinada la información este apartado debe tener una apariencia similar a la imagen que se muestra a continuación; no hay que olvidar que los campos con fondo amarillo es indispensable que contengan información.
(Fig. 3.1.25 Datos de Trabajo Completo)
Fig. 3.1.25 Datos de Trabajo Completo
Cónyuge: En caso de que el expediente que se este dando de alta sea el de una persona casada, es en esta sección donde se debe proporcionar la información relacionada con su cónyuge.
Los datos que se requieren son:
Fig. 3.1.26 Datos de Cónyuge
Puede ser que el cónyuge ya pertenezca a la entidad; si es así ya no es necesario volver a capturar los datos, solo habrá que teclear la clave de afiliado y dar clic en el botón F3-Buscar; o bien, dar clic en el botón F3-Buscar para que nos muestre el Buscador y teclear alguno de los datos que ahí se solicitan, para después seleccionar el registro correcto y en automático muestre la información correcta.
(Fig. 3.1.27 Cónyuge Afiliado)
Fig. 3.1.27 Cónyuge Afiliado
En cuanto a la ocupación y empresa, son datos que deberán seleccionarse de los catálogos proporcionados.
(Fig. 3.1.28 Ocupación Cónyuge, Fig. 3.1.29 Empresa Cónyuge)
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Una vez que ya se ha proporcionado toda la información referente al cónyuge, esta sección debe quedar similar a la imagen que se muestra enseguida.
(Fig. 3.1.30 Registro Completo de Cónyuge)
Fig. 3.1.30 Registro Completo de Cónyuge
Observaciones: Si hay alguna observación con respecto a la documentación o algo referente a la solicitud y es necesario documentarlo, es en esta pestaña en la que se puede hacer alguna aclaración.
(Fig. 3.1.31 Observaciones)
Fig. 3.1.31 Observaciones
Foto. En esta pestaña se puede agregar una foto de la persona a la que pertenece el expediente. Dentro de este apartado estan las opciones de F2-Ver Foto, F3-Capturar y F4-Borrar
(Fig. 3.1.32 Foto)
Fig. 3.1.32 Foto
F2-Ver Foto. Al momento que se consulta el expediente, la foto no se muestra de forma automática, si se desea consultar habrá que dar clic en el botón F2-Ver Foto.
(Fig. 3.1.33 Ver Foto)
Fig. 3.1.33 Ver Foto
F3-Capturar. En esta opción solo habrá que seleccionar el archivo de imagen, buscándolo en la ruta en la que se encuentra guardado dentro del equipo.
(Fig. 3.1.34 Seleccionar Foto, Fig. 3.1.35 Foto Cargada)
Fig. 3.1.34 Seleccionar Foto
Fig. 3.1.35 Foto Cargada
F4-Borrar. Si se desea eliminar alguna fotografía de un expediente solo habrá que consultarlo, consultar la foto y dar clic en el botón de F4-Borrar, esto mandará a pantalla una pregunta de confirmación, para corroborar que se desea eliminar dicho registro.
(Fig. 3.1.36 Eliminar Foto)
Fig. 3.1.36 Eliminar Foto
Notas.
- El archivo de la imagen debe ser en formato .JPG
- Para agregar la foto se recomienda que el archivo lleve el nombre de foto.jpg.
- Se recomienda que la imagen se encuentre guardada dentro del mismo directorio donde se encuentra la aplicación (C:/omega/).
- Para agregar la foto es necesario que el expediente se haya guardado previamente.
Firma.
Una vez que se ha terminado de capturar toda la información habrá que guardarla ya sea dando clic sobre el icono de Guardar o pulsando la tecla F10. (No es necesario ir guardando la información cada que se capturen los datos en los distintos apartados.)
(Fig. 3.1.37 F10-Guardar)
Fig. 3.1.37 Guardar
Cuando se vaya a asignar la clave a una solicitud, habrá que consultarla y cambiar el Estatus de SOLICITUD a ACTIVA, al momento de hacer este cambio, el Sistema de Gestión Financiera, asignará la clave a la persona relacionada con dicho expediente.
(Fig. 3.1.38 Estatus Activa y Fig. 3.1.39 Generar Clave)
Fig. 3.1.38 Estatus Activa
Fig. 3.1.39 Generar Clave
Una vez que la solicitud se encuentra con el estatus "ACTIVA", cuando se consulte el módulo de expedientes, el registro se mostrará como sigue.
(Fig. 3.1.40 Solicitud Activa)
Fig. 3.1.40 Solicitud Activa
En caso que algún afiliado desee retirarse de la entidad, habrá que darlo de baja. Para esto se consulta la solicitud de la persona en cuestión y se cambia el Estatus de ACTIVA a BAJA, para que de esta manera se active el catálogo de opciones por las que se pueden dar de baja y seleccionar la más adecuada, de igual forma se guarda la información con F10 o dando clic sobre el icono de Guardar.
(Fig. 3.1.41 Activo-Baja, Fig. 3.1.42 Motivos de Baja)
Fig. 3.1.41 Activo-Baja
Fig. 3.1.42 Motivos de Baja
Cuando se trate un Re-Ingreso, habrá que consultar el expediente que corresponda para actualizar el estatus, que en este caso irá de BAJA a ACTIVA.
(Fig. 3.1.43 Expediente Baja)
Fig. 3.1.43 Expediente Baja
Al momento de consultar el expediente, se mostrará la solicitud de ingreso del afiliado; que en el momento de la consulta tendrá el estatus definido como BAJA.
Lo que hay que hacer es cambiar el estatus a ACTIVA y guardar el cambio, para que de esta manera el expediente quede re-activado y su titular pueda gozar de los beneficios que ofrece la entidad.
Hecha la actualización anterior el expediente debe mostrarse como activo.
(Fig. 3.1.44 Estatus Baja-Activo, Fig. 3.1.45 Expediente Activo)
Fig. 3.1.44 Estatus Baja-Activo
Fig. 3.1.45 Expediente Activo
Para dar de alta un Expediente de una Persona Moral es muy similar al proceso que se realiza cuando se da de alta un expediente de una persona física; habrá que dar clic en el icono Pers. Moral, al hacerlo se desplegará en pantalla una ventana que esta divida en dos partes, en la primera habrá que capturar o seleccionar la siguiente información:
Fig. 3.1.46 Persona Moral
Al momento de dar de alta un expediente de una persona moral debemos tomar en cuenta las mismas consideraciones que al dar de alta un expediente de una persona física, esto es, todos los campos que tengan fondo amarillo forzosamente deben contener información, de otro modo no se podrá guardar el registro.
Promotor. Este dato viene dado por default, pero si se necesita cambiar el dato solo es necesario seleccionar
un registro de los que se despliegan en la lista que se proporciona.
Tipo de Persona. En este caso solo se podrá seleccionar la opción de persona moral.
Fecha de Solicitud. La fecha viene dada por default pero puede modificarse si se requiere, dando clic sobre el icono de flecha que corresponde al campo.
Estatus. Habrá que seleccionar el estatus de la solicitud de las opciones que se despliegan al dar clic sobre el icono correspondiente.
Sucursal. Este dato al igual que en la solicitud de personas físicas, viene dado por default, mostrando la sucursal a la que se encuentra conectado actualmente; si es necesario cambiar el dato solo habrá que seleccionar la sucursal correcta de la lista que se despliega en dicha opción.
No. de Solicitud. Este es un dato que se da de forma consecutiva y no es posible modificarse.
Clave. Dato que se genera de forma automática cuando la solicitud tiene estatus de ACTIVA.
Motivo Baja. Campo que solo se habilita cuando la solicitud tiene estatus de BAJA; si es así el campo se activa para que se pueda seleccionar alguna opción de las que se desplieguen.
(Fig. 3.1.47 Encabezado Expediente Personal Moral)
Fig. 3.1.47 Encabezado Expediente Persona Moral
Generales (Persona Moral): Los datos generales solicitados en un expediente para una persona moral son:
Fig. 3.1.48 Generales Persona Moral
Domicilio (Persona Moral): En esta pestaña se solicitan los datos relacionados con el lugar en donde se encuentra establecida la persona moral (organización), que sería equivalente al domicilio particular de una persona física.
Los datos a proporcionar son:
Fig. 3.1.49 Domicilio Persona Moral
Estadísticos (Persona Moral): Dentro de este apartado habrá que seleccionar una opción de cada una de las listas proporcionadas según sea el dato que se esta solicitando.
Los datos que se requieren en esta sección son:
Fig. 3.1.50 Estadísticos Persona Moral
Observaciones : Es en esta sección es donde se puede agregar algún comentario que se crea pertinente.
(Fig. 3.1.51 Observaciones Persona Moral)
Fig. 3.1.51 Observaciones Persona Moral
Foto:
Firma:
Cuando se han completado todos los datos solicitados en el expediente, lo que resta por hacer es guardarlo, ya sea con F10 o dando clic en el botón de Guardar, como se viene mencionando.
Así cuando consultemos los expedientes, la solicitud de la persona moral se verá incluida en la lista como lo muestra la siguiente figura.
(Fig. 3.1.52 Solicitud Completa Persona Moral)
Fig. 3.1.52 Solicitud Completa Persona Moral
Una vez que se ha guardado la información de una solicitud, puede surgir la necesidad de modificar algún dato en el que se haya cometido un error o simplemente para activar o dar de baja algún afiliado; para esto es necesario Editar la solicitud.
Para hacer lo anterior basta con posicionarse en la solicitud que se desea modificar y dar doble clic sobre ella, o bien posicionarse en el registro y dar un clic en el icono de Editar que se encuentra en la parte superior de la ventana de Expedientes.
(Fig. 3.1.53 Editar Expediente)
Fig. 3.1.53 Editar Expediente
Para asignar la clave a un expediente de una persona moral se sigue el mismo procedimiento que se tiene establecido para una persona física; seleccionar la solicitud, y pasar el estatus de SOLICITUD a ACTIVO para que de esta forma se genere el número que lo acreditará como afiliado de la entidad. Dicho procedimiento se mencionó en líneas anteriores, en el expediente de persona física.
(Fig. 3.1.54 Estatus Solicitud-Activa Persona Moral y Fig. 3.1.55 Número de Afiliado Persona Moral
Fig. 3.1.54 Estatus Solicitud-Activa Persona Moral
Fig. 3.1.55 Número de Afiliado Persona Moral
Desde el módulo de Expedientes se pueden consultar las cuentas o contratos que tenga el afiliado en su historial, ya sea cuentas vigentes, pagadas o canceladas.
Para poder visualizarlas solo hay que seleccionar el registro del afiliado y dar clic en el icono de Cuentas que se encuentra en la parte superior de la ventana de Expedientes. Cuando se da clic en el icono, de inmediato se abre una ventana que contiene la lista de los contratos relacionados con el afiliado; la información viene distribuida en una tabla que esta conformada por las siguientes columnas:
Fig. 3.1.56 Consulta de Contratos
Regularmente cuando alguien se afilia a alguna entidad hay cierta documentación que la entidad solicita para poder llevar a cabo el trámite.
Esta opción se despliega cuando se ha seleccionado el registro de una persona en específico y se da clic en la opción Documentación; al dar clic en la opción se muestra una ventana compuesta por una barra de herramientas que incluye las opciones de F2-Ver Doc., F3-Capturar y F4-Borrar y una tabla que contiene una lista de requisitos que el afiliado deberá cubrir.
(Fig. 3.1.57 Documentación)
Fig. 3.1.57 Documentación
La información de la lista de los documentos necesarios, se encuentran dentro de una tabla conformada por las columnas de:
Fig. 3.1.58 Ver Documentos
F3-Capturar. Con este botón el usuario puede digitalizar los documentos que entregue el solicitante, solamente hay que seleccionar el registro del documento que se va a guardar en el sistema y dar clic en el botón; al momento se abrirá una ventana en la que se tendrá que seleccionar el archivo que corresponde.
Nota: Los documentos que se almacenen en el sistema solo deben ser con extensión .pdf
(Fig. 3.1.59 Captura de Documentos)
Una vez que se ha guardado el archivo en el sistema, en la lista de requisitos se va a marcar como digitalizado el documento.
(Fig. 3.1.60 Documento Digitalizado)
Fig. 3.1.59 Captura de Documentos
Fig. 3.1.60 Documento Digitalizado
F4-Borrar. Si por alguna razón es necesario borrar algun documento ya almacenado en el sistema, se puede hacer seleccionando el registro y dando clic en el botón F4-Borrar el sistema mandará una pregunta de confirmación a la que si se responde de forma positiva el archivo quedará eliminado.
(Fig. 3.1.61 Borrar Documentos)
Fig. 3.1.61 Borrar Documentos
Una vez que se ha capturado la solicitud o el expediente de una persona, éste puede ser modificado ''n'' cantidad de veces, en ocasiones es necesario consultar que cambios se hicieron a dicho registro; para revisar cuales fueron las actualizaciones solamente hay que seleccionar el registro del que se desea conocer la información y dar clic en el botón Log expediente; en ese momento se despliega en pantalla una ventana que contiene los cambios que ha sufrido el registro ordenado por fechas..
(Fig. 3.1.62 Consulta Log Expediente)
Fig. 3.1.62 Consulta Log Expediente
El histórico puede pasarse a un archivo csv para que pueda ser manipulada o tratada la información que en él se muestra, para poder exportarlo solo es necesario dar clic en el icono CSV que se muestra en la parte superior izquierda de la ventana.
(Fig. 3.1.63 Histórico en CSV)
Fig. 3.1.63 Histórico en CSV
La mayoría de las veces es conveniente dar un documento que avale las actividades que se realizan, por lo tanto sería conveniente poder imprimir las solicitudes que se almacenan en la base de datos y de esta manera no solo tenerla de manera electrónica si no también de forma física. Para esto, está la opción de Imprimir o Visualizar el documento en un formato que no se pueda editar después de que ha sido capturada.
Para poder visualizar la solicitud, solo hay que dar un clic en el icono que dice Solicitud, ubicado en la parte superior de la ventana.
(Fig. 3.1.64 Formato Solicitud Mayor)
Fig. 3.1.64 Formato Solicitud Mayor
Así como la solicitud se pueden imprimir otro tipo de formatos como son, la Solicitud de Menor, que para poder imprimirla es necesario seleccionar el registro del afiliado menor y dar clic sobre el botón Sol. Menor (Fig. 3.1.65 Formato Solicitud Menor); para las entidades que manejan aportación social se puede imprimir un Certificado de aportación social, solo hay que ubicar el afiliado y dar clic sobre el botón Certificado, (Fig. 3.1.66 Formato Certificado Parte Social); y si se manejan aportaciones adicionales igualmente se puede imprimir un certificado dando clic en el botón Cert.Capital; (Fig. 3.1.67 Formato Certificado Aportación Adicional); si se requiere que se impriman todos los contratos se puede seleccionar el registro del afiliado y dar clic en el botón Contratos. Si la entidad proporciona una credencial a cada uno de sus afiliados se puede agregar dicho formato y de igual manera seleccionar el afiliado y dar clic en el botón Credencial; (Fig.3.1.68 Formato de Credencial). Y por último si se requiere imprimir la relación de documentos que la persona entregó al momento de darse de alta está la opción de Check List. (Fig. 3.1.69 Formato Check List)
NOTA.
LOS FORMATOS IMPRIMIBLES DESDE ESTE MODULO VARIAN DEPENDIENDO CADA UNA DE LAS ENTIDADES.
Fig. 3.1.65 Formato Solicitud Menor
Fig. 3.1.66 Formato Certificado Parte Social
Fig. 3.1.67 Formato Certificado Aportación Adicional
Fig. 3.1.68 Formato Credencial
Fig. 3.1.69 Formato Check List
www.omegasoftware.com.mx