4.2 Registro de movimientos.
Se puede decir que esta opción es una de las más importantes dentro del Sistema de Gestión Financiera, pues es aquí donde se originan el mayor número de las transacciones que hay o que se manejan dentro de la entidad.
Al momento de elegir esta opción el sistema muestra una ventana que esta conformada por cuatro secciones. En la parte superior se encuentra un sencillo buscador, seguido de una barra de herramientas con las siguientes opciones: F3-Buscar, F4-Depósito, F5-Retiro, F7-Cancelar, F8-Ver Prest., F9-Ver Haberes, Reimprimir y F10-Registrar, en la parte central de la ventana hay una tabla que irá reflejando información tal como Clave, TM (Tipo de Movimiento), Movimiento, Depósito, Retiro, # (Número), Valor (Denominación), Cantidad (Monto), (de el dinero que entre en ventanilla) y # (Número), Valor (Denominación), Cantidad (Monto) (del dinero que salga de ventanilla) esto conforme se vayan capturando los movimientos. Por último en la parte inferior se muestran los totales, el total de depósitos, total de retiros,total del dinero que entró, total del dinero que salió en el registro de un movimiento. (Fig. 4.2.1 Registro de Movimientos)
Fig. 4.2.1 Registro de Movimientos
Por lo general todos los movimientos guardan una relación con depósitos
y retiros, los cuales son aplicados a los distintos tipos de producto.
Las opciones con las que cuenta la sección son:
F3-Buscar esta opción es útil para localizar al afiliado que va a realizar un movimiento, la búsqueda se puede hacer de distintas maneras:
Por Clave: En la parte superior de la ventana se proporciona la clave del afiliado deseado y se presiona la tecla F3, al momento se mostrará el nombre del afiliado. (Fig. 4.2.2 Búsqueda Por Clave)
Fig. 4.2.2 Búsqueda por Clave
F3: Otra opción es pulsando la tecla de función F3 para que se abra el buscador y ahi se podrá proporcionar cualquiera de los datos que se solicitan, ya sea la clave del afiliado, el apellido paterno, el apellido materno o el nombre del afiliado, para que una vez que se ha proporcionado cualquiera de estos datos dar clic sobre el botón F2-Actualizar y se despliegue una lista de los afiliados que coincidan con el(los) dato(s) que se proporciona(ron) y de esta manera elegir el adecuado dando doble clic sobre el registro para que muestre sus datos en la pantalla principal de Registro de Movimientos. (Fig. 4.2.3 Búsqueda con F3/Icono)
Icono: La otra opción para realizar la búsqueda es presionando el icono F3-Buscar para que tengamos acceso al buscador. El proceso para localizar al afiliado es igual al anterior. (Fig. 4.2.3 Búsqueda con F3/Icono)
Fig. 4.2.3 Búsqueda con F3/Icono
F4-Depósito Al momento de dar clic en este botón el sistema muestra una ventana en la que se habrá de elegir una opción dependiendo el tipo de depósito que se vaya a registrar.
Los distintos tipos de depósitos que hay son: F2-Normal, F3-Inversión, F6-Dispersión Individual, F7-Dispersión Grupal, F11-Abono Individual y F12-Abono Grupal (Fig. 4.2.4 Tipos de Depósito)
Fig. 4.2.4 Tipos de Depósito
F2-Normal. Esta opción se utiliza para cuando el depósito que se va a realizar no tiene relacion con préstamos los datos que se deben proporcionar al capturar este tipo de movimiento son: Cantidad, Aplicar a (contrato al que se va a aplicar) y el Concepto. (Fig. 4.2.5 Depósito Normal)
Fig. 4.2.5 Depósito Normal
Para seleccionar el contrato al que se va a aplicar el depósito es necesario elegir algún tipo de movimiento de la lista que se despliega al dar clic en el combo de Aplicar A. (Fig. 4.2.6 Selección de Contrato)
Fig. 4.2.6 Selección de Contrato
Una vez que se han especificado estos datos se da clic en el botón F10-Guardar; el movimiento se reflejará en la ventana del sistema, (Fig. 4.2.7 Alta de Movimiento) ahora habrá que especificar la denominación en la que se recibe el monto del depósito; una vez que se especifica la denominación en la parte inferior de la ventana se muestran los totales del movimiento que se esta capturando. (Fig. 4.2.8 Denominación del Movimiento)
Fig. 4.2.7 Alta de Movimiento
Fig. 4.2.8 Denominación del Movimiento
Lo que resta por hacer es guardar el movimiento en la base de datos para que este se vea reflejado en el saldo del afiliado, para esto solo hay que dar clic sobre el icono F10-Registrar esto mandará una pregunta para confirmar si realmente se desea registrar el movimiento; si el movimiento se guarda sin nigún problema mandará un mensaje de que el registro se ha guardado satisfactoriamente. (Fig. 4.2.9 Guardar Movimiento)
Fig. 4.2.9 Guardar Movimiento
F3-Inversión. Este tipo de depósito es para cuando se
va a dar entrada al monto de un contrato de inversión que se ha
aperturado con anterioridad. Para poder realizarlo primeramente se debe
ubicar el afiliado relacionado con el movimiento, (en párrafos anteriores
se ha explicado la manera de realizar la búsqueda) una vez que se tiene
el afiliado indicado se presiona F4-Depósito para posteriormente
seleccionar la opción F3-Inversión.
Al momento de seleccionar la opción nos muestra una ventana
con dos campos uno es Cantidad y el otro Aplicar
A, el campo Cantidad estará deshabilitado pues este va a depender del
monto que se haya capturado en la apertura de cuentas, incluso si el
depósito llegará aplicar algun tipo de impuesto, la cantidad del
contrato incluirá el descuento por el importe del impuesto. Lo que se
va a tener que capturar es el campo de Aplicar A pues habrá que
especificar a que contrato se va a aplicar el
movimiento. (Fig. 4.2.10 Depósito de Inversión y Fig. 4.2.11
Seleccionar Contrato de Inversión)
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Una vez que se ha elegido el contrato al que se aplicará el movimiento se da clic en F10-Guardar para pasar a la parte de la captura de la denominación en la que se va a recibir el monto del contrato y conforme se vaya capturando la denominación, la parte de totales se irá actualizando. (Fig. 4.2.12 Inversión en Caja y Fig. 4.2.13 Denominación de la Inversión)
Fig. 4.2.12 Inversión en Caja
Fig. 4.2.13 Denominación de la Inversión
Cuando se ha capturado la denominación del importe que esta entrando a caja lo único que resta por hacer es guardar el registro dando clic en el botón F10-Registrar. (Fig. 4.2.14 Guardar Movimiento Inversión)
Fig. 4.2.14 Guardar Movimiento Inversión
F6-Dispersión Individual. Esta opción se utilizará para
darle salida a un crédito individual, se hará de la siguiente manera:
primeramente se debe seleccionar el afiliado al que se le pagará el
monto del préstamo, una vez seleccionado se da clic en F4-Depósito de
las opciones que muestra el sistema se selecciona F6-Dispersión
Individual con esto lo que se hace es depositar el dinero del préstamo
en la cuenta eje del afiliado.
Para hacer el movimiento de Dispersión Individual, hay que
especificar el número de crédito, el monto y a que cuenta se va a
depositar el importe. (Fig. 4.2.15 Dispersión Individual)
Fig. 4.2.15 Dispersión Individual
Para seleccionar el crédito hay que dar clic en el combo para que
despliegue la lista de los créditos vigentes que tiene el
afiliado. (fig. 4.2.16 Seleccionar Crédito)
Una vez especificado el crédito, en automático se pone el monto del
préstamo. (Fig. 4.2.17 Monto del Préstamo)
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Hay que seleccionar en que cuenta se va a depositar el monto del crédito para que el proceso de dispersión pueda llevarse a cabo. (Fig. 4.2.18 Seleccionar Cuenta)
Fig. 4.2.18 Seleccionar Cuenta
Especificados los datos anteriores se da clic en F10-Guardar para que el movimiento se vea reflejado en la pantalla principal de caja y se Registre el movimiento, para que la cantidad del crédito sea depositado en la cuenta que se ha especificado. (Fig. 4.2.19 Préstamo a Dispersar)
Fig. 4.2.19 Préstamo a Dispersar
Cuando el crédito se muestra en la pantalla principal lo que resta por hacer es dar clic en F10-Registrar, lo que mandará una pregunta de confirmación para guardar el movimiento realizado en la base de datos. (Fig. 4.2.20 Préstamo Dispersado)
Fig. 4.2.20 Préstamo Dispersado
Como esta opción es utilizada para darle salida a un crédito individual, nos resta terminar el movimiento pues habrá que retirar el importe del préstamo de la cuenta eje del afiliado para que se haga la entrega fisica del monto. El movimiento de Retiro se explica en párrafos posteriores.
F7-Dispersión Grupal.Esta opción se utilizará para
darle salida a un crédito grupal. El movimiento para dispersar un
crédito grupal no difiere mucho del procedimiento que se realiza al
darle salida a un préstamo individual.
Lo primero que habrá que hacerse es identificar alguno de los integrantes
del grupo al que se le entregará el crédito; para esto habrá que utilizar
el buscador que se proporciona dentro del módulo de caja.
(Fig. 4.2.21 Seleccionar Integrante)
Fig. 4.2.21 Seleccionar Integrante
Una vez que se ha seleccionado algún integrante del grupo, se da clic en la opción F4-Depósito; de las opciones que muestra el sistema se selecciona F7-Dispersión Grupal, al momento el sistema mostrará una ventana en la que se habrá de seleccionar el crédito que va a ser entregado. (Fig. 4.2.22 Seleccionar Crédito).
Fig. 4.2.22 Seleccionar Crédito
Cuando se selecciona el préstamo a entregar se da clic en el icono F10-Guardar, el sistema mandará una ventana con una pregunta de confirmación, (Fig. 4.2.23 Dispersión Grupal) al responder Sí, en la pantalla principal de caja se mostrarán cada uno de los integrantes activos del grupo con la cantidad que le corresponde a cada uno. (Fig. 4.2.24 Préstamo a Dispersar)
Fig. 4.2.23 Dispersión Grupal
Fig. 4.2.24 Préstamo a Dispersar
Lo que resta por hacer es dar clicn en F10-Registrar, lo que mandará una pregunta de confirmación para guardar el movimiento en la base de datos. (Fig. 4.2.25 Crédito Dispersado)
Fig. 4.2.25 Crédito Dispersado
Al igual que en los créditos individuales, lo que se hace con el movimiento anterior es hacer el traspaso del monto del préstamo a cada una de las cuentas de los integrantes del grupo, para poder terminar el movimiento y entregar el importe del préstamo a cada uno de los afiliados, habrá que hacer un retiro por el importe de cada una de las cuentas de los integrantes. El movimiento de Retiro se explica en párrafos posteriores.
F11-Abono Individual. Como su nombre lo indica
esta opción es utilizada cuando un afiliado va a hacer un abono al crédito que
tiene vigente.
Primero habrá que seleccionar al afiliado, para que el sistema
filtre solo los créditos vigentes que tenga el mismo.
Una vez ubicado al afiliado se da clic en la opción F4-Depósito
para posteriormente seleccionar la opción F11-Abono Individual.
Cuando se da clic en esta opción se despliega una pantalla en la que
hay un combo del cual se debe seleccionar el crédito al que se va a
aplicar el abono (Fig. 4.2.26 Seleccionar Crédito).
Fig. 4.2.26 Seleccionar Crédito
Al momento de seleccionar el préstamo, se mostrará en automático una tabla en la que se despliega el plan de pagos del crédito en cuestión, reflejando los datos e importes que corresponden a cada uno de los pagos del préstamo. (Fig. 4.2.27 Información del Préstamo)
Fig. 4.2.27 Información del Préstamo
La tabla incluye dos columnas adicionales una para bonificaciones
de interes normal y otra para bonificaciones de interes moratorio;
estas son aparte de las que comunmente se muestran en el plan de
pagos que se entrega al afiliado.
Al momento de registrar los pagos habrá que dejar marcadas solo
las amortizaciones que se van a cobrar, y especificar la cantidad
de las bonificaciones en caso de que las hubiera, tal como se
muestra en la siguiente imagen. (Fig. 4.2.28 Amortizaciones a
Pagar)
Fig. 4.2.28 Amortizaciones a Pagar
Una vez que se han capturado las amortizaciones a pagar y los descuentos a hacer, se da clic en el icono F10-Guardar para que muestre el movimiento en la pantalla principal de caja y poder capturar la denominación en la que se recibe el importe. (Fig. 4.2.29 Abono a Préstamo)
Fig. 4.2.29 Abono a Préstamo
Lo último que hay que hacer es capturar la denominación del
importe que se esta recibiendo en el lado derecho de la sabana, en
caso de que se tenga que devolver cambio al afiliado el sistema lo
mostrará en la parte inferior derecha de la pantalla, lo que
tendrá que hacer la persona encargada de caja es especificar la
denominación en la que se le esta entregando dicha
cantidad. (Fig. 4.2.30 Capturar Denominación del Pago)
Al tener toda la información correcta del abono que se va a
realizar solo hay que dar clic en el icono F10-Registrar para que
de esta manera quede guardado el movimiento en la base de datos y
se aplique el pago al crédito del afiliado.
Fig. 4.2.30 Capturar Denominación del Pago
F12-Abono Grupal. Esta opción es para cuando se va a
aplicar un abono de un crédito que se otorgó de forma grupal. Como
en el abono individual, primero habrá que seleccionar a alguno de
los integrantes del grupo que va a realizar el abono, para que el
sistema filtre los créditos vigentes de ese grupo.
Una vez ubicado al afiliado se da clic en la opción F4-Depósito
para posteriormente seleccionar la opción F12-Abono Grupal.
Cuando se da clic en esta opción el sistema despliega una ventana
en la que se tiene que seleccionar el crédito al cual se le va a
aplicar el abono (Fig. 4.2.31 Seleccionar Crédito
Grupal).
Fig. 4.2.31 Seleccionar Crédito Grupal
Al momento de seleccionar el préstamo, se mostrará una tabla en la que se despliega la lista de los integrantes del grupo con el total del pago que deben realizar. (Fig. 4.2.32 Información del Abono)
Fig. 4.2.32 Información del Abono
La columna de Pago es editable ya que si alguno de los integrantes
no realiza el pago completo se pueda capturar solo la cantidad que
esta abonando, o en su defecto poner la columna en ceros.
Existe también la columna Garantía que es para capturar el importe
del ahorro que haga cada uno de los afiliados al momento de hacer
el abono al crédito, en caso de que el ahorro sea la garantía del
crédito. (Fig. 4.2.33 Importe a Pagar)
Fig. 4.2.33 Importe a Pagar
Una vez que se han capturado los pagos de cada uno de los integrantes, se da clic en el icono F10-Guardar para que en la pantalla principal de caja se muestre el movimiento y se pueda capturar la denominación en la que se recibe el importe y en la que se entregará el cambio si es que se diera el caso. (Fig. 4.2.34 Abono a Préstamo y Denominación del Pago)
Fig. 4.2.34 Abono a Préstamo y Denominación del Pago
Al tener toda la información correcta del abono que se va a realizar solo hay que dar clic en el icono F10-Registrar para que de esta manera quede guardado el movimiento en la base de datos y se aplique el pago al crédito del afiliado.
F5-Retiro. Como cualquier otro movimiento de caja,
primero habrá que seleccionarse al afiliado que realizará el movimiento.
Una vez que se ha identificado éste, se da clic en el icono F5-Retiro.
Al momento de dar clic en este
botón el sistema muestra una ventana en la que se habrá de especificar
la Cantidad del retiro, el contrato al que se va a Aplicar A el movimiento
y el Concepto por el que se esta aplicando el retiro.
(Fig. 4.2.35 Retiro)
Fig. 4.2.35 Retiro
Cuando se selecciona el contrato al que se va a aplicar el retiro, en automático se despliega la descripción del contrato, cabe señalar que el campo de Concepto es opcional. (Fig. 4.2.36 Información del Movimiento)
Fig. 4.2.36 Información del Movimiento
Cuando se ha especificado la información anterior, se da clic en F10-Guardar esto hará que el movimiento se refleje en pantalla, para que así se pueda capturar la denominación en la que se va a entregar el importe del retiro. (Fig. 4.2.36 Denominación del Retiro)
Fig. 4.2.36 Denominación del Retiro
Cuando se termina de capturar la denominación habrá que dar clic en el icono F10-Registrar para que el movimiento quede guardado en la base de datos. (Fig. 4.2.37 Movimiento Registrado)
Fig. 4.2.37 Movimiento Registrado
F7-Cancelar. Esta opción como su nombre
lo indica, permite anular un movimiento que se ha efectuado con
anterioridad, y el cual se aplicá de manera incorrecta.
Al dar clic en esta opción el sistema muestra una ventana en la
que habrá que proporcionar información tal como, Fecha, Folio y Serie.
(Fig. 4.2.38 Cancelar Folio)
Fig. 4.2.38 Cancelar Folio
La fecha habrá que seleccionarla del calendario que se despliega al dar clic en el combo de Fecha (Fig. 4.2.39 Fecha), para posteriormente dar el número de folio a cancelar y la serie del mismo. (Fig. 4.2.40 No. Folio y Serie)
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Cuando se han dado los datos del movimiento a cancelar se da clic
en el icono Cancelar, al momento se abrirá una ventan en la que se hace una
pregunta para confirmar que realmente se desea cancelar el
movimiento. (Fig. 4.2.41 Confirmación de Movimiento)
Si se
contesta la pregunta anterior de forma afirmativa, se cancelará el
movimiento y se desplegará una ventana confirmando la
cancelación.(Fig. 4.2.42 Cancelación del Folio)
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F8-Ver Prest.. Al seleccionar esta opción el sistema desplegará en pantalla información relacionada con los créditos tanto individuales como grupales que tenga vigentes el afiliado que se esta consultando en ese momento. Dicha información estará contenida dentro de una tabla que tiene las siguientes columnas: (Fig. 4.2.43 Consulta de Préstamos)
Fig. 4.2.43 Consulta de Préstamos
Dentro de esta opción se puede consultar el historial de movimientos
que ha tenido el crédito de el afiliado, esto es imprime en pantalla
cuando se da doble clic sobre el registro de algún crédito.
El historial se despliega en una tabla que contiene las siguientes
columnas:
Fig. 4.2.44 Analítico de Movimientos
F9-Ver Haberes. Al seleccionar esta opción el sistema despliega en pantalla información acerca de los saldos a favor (haberes) que tiene el afiliado que se esta consultando en ese momento; la información esta almacenada en una tabla con las siguientes columnas: (Fig. 4.2.45 Haberes)
Fig. 4.2.45 Haberes
Dentro de esta opción se puede consultar el historial de movimientos
que ha tenido un afiliado, esto se imprime en pantalla cuando se da
doble clic sobre el registro de algun tipo de movimiento.
El historial se muestra en una tabla que contiene la siguiente
información:
Fig. 4.2.46 Analítico de Movimientos
Fig. 4.2.47 Reporte CSV
Fig. 4.2.48 Reporte PDF
Reimprimir. Esta opción va a permitir hacer la re-impresión de folios realizados anteriormente, solo habrá que especificar la fecha en la que se registro el folio, el número de folio y la serie del usuario que capturó el movimiento correspondiente y dar clic en el icono de Imprimir. (Fig. 4.2.49 Reimpresión, Fig. 4.2.50 Fecha y Fig. 4.2.51 Datos de Folio a Reimprimir)
Fig. 4.2.49 Reimpresión
Fig. 4.2.50 Fecha
Fig. 4.2.51 Datos de Folio a Reimprimir
F10-Registrar. Este botón es mediante el cual se almacenan o guardan los movimientos en el Sistema de Gestión Financiera después de haber sido capturados correctamente.
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