3.1 Expedientes.
Al momento que de clic en esta opción el sistema desplegará una lista de registros
que serán las solicitudes que se han elaborado en la sucursal actual, durante el ejercicio y
mes en curso.
La lista contendrá la siguiente información: No. de la solicitud, la fecha en la
que se capturó, el estatus en el que se encuentra al momento de la consulta, la
clave de la persona a quien corresponde la solicitud así como su nombre,
tipo, si es menor o mayor, y el tipo de persona fiscal que es, ya sea física
o moral.
Hay varias acciones que se pueden hacer con los expedientes almacenados, puede
Actualizar su búsqueda proporcionando datos como Sucursal, Ejercicio
y Periodo, una vez que se proporcionan estos datos, se da clic en la opción
F2-Actualizar o bien solo pulsando la tecla F2.
(Fig. 3.1.1 Registro y Funciones)
Fig 3.1.1 Registro y Funciones
Se puede Buscar un registro en particular, partiendo de un dato que sirva
como referencia, este puede ser la clave de la persona (suficiente con los últimos 7
dígitos), nombre, apellido paterno o materno, (pueden ser
proporcionados en mayúsculas o minúsculas), teniendo alguno de estos datos, solo basta con pulsar la
tecla F3 o bien dar un clic en la opción F3-Buscar
y teclear la referencia en la caja de texto que corresponda, dentro
de la ventana que se despliega con dicha opción.
Cuando se ha tecleado cualquiera de los datos, se da clic en F2-Actualizar y se mostrará
la clave, nombre y apellidos del registro que se busca.
Al pulsar el botón buscar o F3 Desplegará la pantalla del buscador. (Fig. 3.1.2 Búsqueda)
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Podemos teclear la clave completa o los últimos dígitos de ésta y actualizamos o damos F2. (Fig. 3.1.3 Búsqueda Clave)
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Otra opción es por el apellido Paterno, pulsamos Actualizar ó F2. (Fig. 3.1.4 Búsqueda Paterno)
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También tenemos la opción con el nombre Materno. (Fig. 3.1.5 Búsqueda Materno )
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Tecleamos el nombre de la persona. (Fig. 3.1.6 Búsqueda Nombre)
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Y por ultimo el nombre completo del registro. (Fig. 3.1.7 Búsqueda Nombre Completo)
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IMPORTANTE: Para agregar un expediente se
debe tener en cuenta que tipo de persona fiscal (física o moral) es
el aspirante, pues la información requerida es distinta partiendo de
este dato.
''Al momento de dar de alta un expediente es necesario tomar en cuenta que hay algunos campos
que es obligatorio se proporcionen. Para poder identificar de una manera más sencilla cuales son
estos datos, en la aplicación ''Sistema de Gestión Financiera'', se han marcado con un color
amarillo las cajas de texto en las que se solicita dicha información''.
En caso de que el expediente que se va a dar de alta sea de una
Persona Física,
hay que dar clic en el icono que dice Pers. Física, al momento se abrirá una
nueva ventana en la que habrá que capturar toda la información del solicitante, èsta se encuentra
ordenada en pestañas de acuerdo al tipo de información que se captura en cada una de ellas.
(Fig. 3.1.8 Persona Física)
Fig. 3.1.8 Persona Física
En la parte superior de la ventana hay que especificar que Promotor. (Fig. 3.1.9 Promotor) Es el que esta recibiendo la solicitud; éste se podrá elegir de la lista que se despliega al momento de dar clic en la flecha del combo llamado Promotor; de igual manera se hace con la Sucursal, el Tipo de persona ("Física o Física con Actividad Empresarial") (Fig. 3.1.10 Sucursal y Fig. 3.1.11 Tipo de Persona) y el Estatus, (Fig. 3.1.12 Estatus) el No. de Solicitud esta dado por default pues lleva un número consecutivo, algo similar sucede con Fecha ya que se mostrará la fecha del día.
Fig. 3.1.9 Promotor
Fig. 3.1.10 Sucursal
Fig. 3.1.11 Tipo de Persona
Fig. 3.1.12 Estatus
Una vez proporcionada la información anterior, se pasa a la parte de
pestañas en las que habrá que teclear o seleccionar los datos del
solicitante según se requiera.
Datos Generales: La información que se debe
proporcionar en este apartado son los apellidos Paterno y
Materno, Nombre, RFC, CURP, No. de IFE, Fecha de Nacimiento, Edad,
Municipio y Estado de Nacimiento, para estos dos
últimos datos hay que recordar la forma en que se capturan; en
primer lugar se selecciona el Estado, para que de esta manera se
muestren los municipios correspondientes al Estado que se ha proporcionado.
Siendo obligatorios los campos antecedidos que se encuentran la caja
de texto en amarillo.
(Fig. 3.1.13 Generales, Fig. 3.1.14 Estado de Nacimiento,
Fig. 3.1.15 Municipio)
Fig. 3.1.13 Generales
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Domicilio: Los datos requeridos en este apartado son: Calle, No. Exterior, No. Interior, Colonia, Municipio, Estado, Código Postal, Localidad, Entre que Calles se encuentra la mencionada como la calle del domicilio, alguna Referencia que tenga el Domicilio, Teléfono de Casa, Teléfono Celular, Teléfono en el que se pueden dejar Recados y Correo Electrónico.Siendo obligatorios los campos con la caja de texto o combos en amarrillo. (Fig. 3.1.16 Domicilio) Recuerde la manera de capturar los domicilios, primero habrá que seleccionar el Estado,(Fig. 3.1.17 Estado) para que nos muestre los Municipios (Fig. 3.1.18 Municipio) correspondientes al mismo y seleccionar el correcto, una vez seleccionado el municipio se captura la Localidad y por último la Colonia, (Fig. 3.1.19 Colonia) para que de esta manera se nos de por default el Código Postal del domicilio capturado.
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Quedando la pantalla de domicilio capturada como lo muestra en la imagen (Fig. 3.1.20 Domicilio Completo)
Fig. 3.1.20 Domicilio Completo
Datos Estadísticos: Los datos a
proporcionar son: Tipo(referente a si es menor o mayor), Sexo,
Estado Civil, Régimen de Bienes, Nivel de Estudios, Tipo de Vivienda, Tiempo en Vivienda, Motivo de Ingreso,
Medio por el que se enteró de la entidad, siendo
obligatorios los campos marcados de amarillo
exceptuando el tiempo que lleva en la vivienda;
esta información se debe seleccionar de cada uno de los catálogos que se proporcionan en cada
una de las opciones.
(Fig. 3.1.21 Estadísticos)
Fig. 3.1.21 Estadísticos
Tipo: si es un aspirante mayor o menor. del buscador. (Fig. 3.1.22 Tipo)
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Sexo: Masculino o Femenino. (Fig. 3.1.23 Sexo)
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Estado Civil: Soltero(a), Casado(a), Divorciado(a), Viudo(a), Union Libre. (Fig. 3.1.24 Estado Civil)
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Régimen de Bienes: No aplica, Seperados, Mancomunados. (Fig. 3.1.25 Régimen )
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Nivel Estudios: Ninguno, Primaria, Secundaria, Tecnico, Preparatoria, Licenciatura, Maestria y Doctorado. (Fig. 3.1.26 Nivel Estudios)
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Tipo de Vivienda: Propia, Rentada y Familiar. (Fig. 3.1.27 Tipo Vivienda)
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Tiempo en Vivienda: Especificar el tiempo que tiene de residir en la propiedad. (Fig. 3.1.28 Tiempo en Vivienda)
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Motivo de Ingreso: Ahorro, Préstamo, Inversión. (Fig. 3.1.29 Motivo de Ingreso)
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Medio se Entero: Recomendación, Periódico, Televisión, Volante, Anuncio, Etc. (Fig. 3.1.30 Medio se Entero)
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Quedando los datos estadísticos completados como lo muestra la imagen. (Fig. 3.1.31 Estadísticos Completo.)
Fig. 3.1.31 Estadísticos Completo
Datos del Trabajo: La información solicitada en este apartado es la siguiente: Ocupación, si cuenta con Negocio Propio, Empresa en la que trabaja, Puesto, Teléfono del Trabajo, Horario de Trabajo, Horario en el que se le puede localizar en el Domicilio, Ingreso Mensual en pesos, Ingreso Extra en pesos, Gasto Mensual en pesos, número de Dependientes Económicos, Edades de los Dependientes, el monto del Compromiso de Ahorro en pesos, Periodo de Ahorro.
(Fig. 3.1.32 Trabajo)
Fig. 3.1.32 Trabajo
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Fig. 3.1.35 Trabajo Completado
Datos del Cónyuge: En esta parte hay que
proporcionar lo referente al cónyuge; en caso de que éste sea
miembro (afiliado) de la entidad, solo habrá que buscarlo dando
clic en el icono de Buscar, para realizar la búsqueda hay que
teclear alguno de los datos que se solicita en la ventana; y
seleccionar con doble clic el registro correcto, para que se muestre
la información en automático y no haya que capturar nuevamente; en
caso contrario habrá que teclear lo solicitado, que es: el apellido
Paterno, Materno Nombre y Puesto, así como seleccionar la
Ocupación, y la Empresa de los catalógos proporcionados.
(Fig.3.1.36 Nombre y Empresa Cónyuge, Fig. 3.1.37 Ocupación
Cónyuge, Fig. 3.1.38 Registro Cónyuge Completo)
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Fig. 3.1.38 Registro Cónyuge Completo
Observaciones: Si hay alguna observación
con respecto a la documentación o algo referente a la solicitud y es
necesario documentarlo, es en esta pestaña en la que se puede hacer
alguna aclaración.
(Fig. 3.1.39 Observaciones)
Fig. 3.1.39 Observaciones
Foto:
Firma:
Una vez que se ha terminado de capturar toda la información habrá que guardarla ya sea dando clic sobre el icono de Guardar o pulsando la tecla F10. No es necesario ir guardando la información cada que se capturen los datos en los distintos apartados.(Fig. 3.1.40 F10-Guardar y Fig. 3.4.41 Registrar)
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Cuando se vaya a asignar la clave a una solicitud, habrá que
consultarla y cambiar el Estatus
de SOLICITUD a ACTIVA, al momento
de hacer este cambio, el Sistema de Gestión Financiera, asignará la
clave a la persona relacionada con dicho expediente.
(Fig. 3.1.42 Estatus Activa y Fig. 3.1.43 Activar Clave)
Fig. 3.1.42 Estatus Activa
Fig. 3.1.43 Activar Clave
Una vez que la solicitud se encuentra con el estatus "ACTIVA",
cuando se consulte el módulo de expedientes, el registro se
mostrará como sigue. (Fig. 3.1.44 Solicitud Activa)
Fig. 3.1.44 Solicitud Activa
En caso que algún afiliado desee retirarse de la entidad, habrá que
darlo de baja. Para esto se consulta la solicitud de la persona en
cuestión y se cambia el Estatus
de ACTIVA a BAJA (Fig. 3.1.45
Activo-Baja) , para que de esta manera se active el catálogo de
opciones por las que se pueden dar de baja y así seleccionar la más
adecuada,(Fig. 3.1.46 Motivos de Baja) de igual forma se
guarda la información con F10 o dando clic sobre el icono de Guardar.
Fig. 3.1.45 Activo-Baja
Fig. 3.1.46 Motivos de Baja
Al Seleccionar el estatus baja la lista de motivo baja se activa y espeficicamos la opción adecuada. (Fig. 3.1.47 Motivo Baja Seleccionado
Fig. 3.1.47 Motivo Baja Seleccionado
Cuando se trate un re-ingreso, habrá que
consultar el expediente que corresponda para actualizar el estatus,
que en este caso irá de BAJA a ACTIVA.
(Fig. 3.1.48 Expediente Baja)
Fig. 3.1.48 Expediente Baja
Al momento de consultar el expediente, se mostrará la solicitud de ingreso del afiliado; como se puede apreciar en la siguiente figura (Fig. 3.1.49 Estatus Baja) el estatus esta definido como BAJA.
Fig. 3.1.49 Estatus Baja
Lo que resta por hacer, es cambiar el estatus a ACTIVA y guardar el cambio que se ha hecho al expediente, para que de esta manera la persona relacionada con dicho expediente sea nuevamente afiliado de la entidad. (Fig. 3.1.50 Estatus Baja-Activo)
Fig. 3.1.50 Estatus Baja-Activo
En la lista de expedientes el registro actualizado se mostrara nuevamente como activo. (Fig. 3.1.51 Expediente Activo )
Fig. 3.1.51 Expediente Activo
Para agregar un expediente de una Persona
Moral, hay que dar clic en el icono que
dice Pers. Moral, esta acción desplegará
una nueva ventana en la que se debe proporcionar la información del
solicitante. En el caso de personas morales son menos los apartados
que habrá que completar comparado con una solicitud de personas
físicas; la parte superior de la solicitud no cambia, pues de igual
forma que en una solicitud de persona física habrá que especificar el
promotor que esta levantando la solicitud, la sucursal, el tipo de
persona en este caso solo dará una opción a diferencia de la anterior
donde podría ser persona física o persona física con actividad
empresarial; y el estatus; recuerde que el número de la solicitud y
la fecha son datos que se muestran por default al igual que la
sucursal. (Fig. 3.1.52 Personal Moral)
Fig. 3.1.52 Persona Moral
El promotor que reciba la solicitud, deberá seleccionar su nombre de usuario de la lista que se despliega en el combo de promotor; esto es para especificar que él es el que está recopliando la información para el expediente.(Fig. 3.1.53 Promotor)
Fig. 3.1.53 Promotor
La sucursal viene dada por default, pero en caso de que fuera necesario modificarla, solo habrá que seleccionar la correcta en el combo. (Fig. 3.1.54 Sucursal)
Fig. 3.1.54 Sucursal
Al seleccionar el Tipo de Persona, en este caso solo se muestra una opción. (Fig. 3.1.55 Tipo Persona)
Fig. 3.1.55 Tipo Persona
Al momento de dar de alta la solicitud el estatus que se asignará por lo general es SOLICITUD ya que no se tiene la certeza de que sea autorizada para generar el número de expediente. (Fig. 3.1.56 Estatus)
Fig. 3.1.56 Estatus
Datos Generales: La información que se solicita al dar de alta el expediente de una persona moral es menos que la solicitada para una persona física. (Fig. 3.1.57 Generales Persona Moral)
Fig. 3.1.57 Generales Persona Moral
Como se mencionó anteriormente, las cajas de texto que tienen relleno
de color amarillo son datos que es obligatorio se proporcionen.
En el caso de una persona moral, un dato que se solicita es el de
actividad o giro, el cuál debe seleccionarse del catálogo que se
proporciona. (Fig. 3.1.58 Actividad o Giro)
Fig. 3.1.58 Actividad o Giro
En el expediente de una persona moral la fecha de constitución sería equivalente a la fecha de nacimiento de una persona física. (Fig. 3.1.59 Fecha de Constitución)
Fig. 3.1.59 Fecha de Constitución
La pestaña de datos generales de un persona moral, debe ser completada de tal forma que quede como se muestra en la siguiente imagen. (Fig. 3.1.60 Generales completos)
Fig. 3.1.60 Generales completos
Domicilio: En esta pestaña se solicitan los
datos relacionados con el lugar en donde se encuentra establecida la
persona moral (organización), que sería equivalente al domicilio
particular de una persona física.
Los datos a proporcionar son: Calle, No. Exterior, No. Interior,
Colonia, Municipio, Estado, Código Postal, Localidad, Entre que calles
está situado el domicilio al que se hace
referencia, alguna Referencia particular
que identifique al domicilio, Teléfono, Correo
Electrónico.Siendo
opcionales los datos de número interior, entre que calles se localiza, alguna seña particular del domicilio así como
el teléfono y el correo electrónico. Los campos que se encuentran en
amarillo, son datos obligatorioa a llenar. (Fig. 3.1.61 Domicilio
Persona Moral)
Fig. 3.1.61 Domicilio Persona Moral
Los campos de calle, número exterior, entre calles, referencia de domicilio, el teléfono y correo electrónico así como la localidad, no tiene mucha importancia el orden en el que se capturen, tal y como lo muestra la siguiente imagen. (Fig. 3.1.62 Domicilio)
Fig. 3.1.62 Domicilio
Es importante que al momento de capturar el domicilio, primero se captue el estado, para que de esta manera se muestren solo los municipios que pertenecen al estado seleccionado; tal y como se menciona anteriormente. (Fig. 3.1.63 Estado)
Fig. 3.1.63 Estado
Dependiendo del estado que se seleccione se mostrarán solo los municipios pertencientes a éste. (Fig. 3.1.64 Municipio)
Fig. 3.1.64 Municipio
El catálogo de colonias que se despliega serán solo las que pertenecen al municipio seleccionado. (Fig. 3.1.65 Colonia)
Fig. 3.1.65 Colonia
La pestaña de domicilio del expediente de una persona moral debe quedar muy similar a la que se muestra a continuación. (Fig. 3.1.66 Domicilio completo)
Fig. 3.1.66 Domicilio completo
Estadísticos: Dentro de este apartado habrá que seleccionar de cada una de las listas proporcionadas el dato que corresponda en cuanto a la siguiente información; Tipo de afiliado, Motivo de Ingreso, Medio por el que se Entero de la entidad. (Fig. 3.1.67 Estadísticos Persona Moral)
Fig. 3.1.67 Estadísticos Persona Moral
El Tipo Cliente de acuerdo al tipo que se especifique el afiliado el sistema le delimitara si tiene acceso a otrogarle préstamos e inversiones y algunas cuentas de ahorro, por eso es necesario especificar la opción correcta (Fig. 3.1.68 Tipo Cliente)
Fig. 3.1.68 Tipo Cliente
El motivo por el cual el aspirante le interesa afiliarse (Fig. 3.1.69 Motivo de Ingreso)
Fig. 3.1.69 Motivo de Ingreso
Por cuestiones de mercadotecnia la entidad le interesa saber por que medio son mas reconocidos ante la gente.(Fig. 3.1.70 Medio se Entero)
Fig. 3.1.70 Medio se Entero
Observaciones: Es en esta sección es donde se puede agregar algún comentario que se crea pertinente.
(Fig. 3.1.71 Observaciones)
Fig. 3.1.71 Observaciones
Foto:
Firma:
Cuando se han completado todos los datos solicitados en la solicitud,
lo que resta por hacer es guardarla, ya sea con F10 o dando clic en
el botón de Guardar, como se viene mencionando.
Así cuando consultemos los expedientes, la solicitud de la persona
moral se verá incluida en la lista como lo muestra la siguiente
figura. (Fig. 3.1.72 Solicitud Completa)
Fig. 3.1.72 Solicitud Completa
Una vez que se ha guardado la información de una solicitud, puede surgir la necesidad de modificar algún dato en el que se haya cometido un error o simplemente para activar o dar de baja algún afiliado; para esto es necesario Editar la solicitud. Para hacer lo anterior basta con posicionarse en la solicitud que se desea modificar y dar doble clic sobre ella, o bien posicionarse en el registro y dar un clic en el icono de Editar que se encuentra en la parte superior de la ventana de Expedientes. (Fig. 3.1.73 Editar)
Fig. 3.1.73 Editar
Para asignar la clave a un expediente de una persona moral se sigue el
mismo procedimiento que se tiene establecido para una persona física;
seleccionar la solicitud, y pasar el estatus de SOLICITUD a ACTIVO
para que de esta forma se genere el número que lo acreditará como
afiliado de la entidad. Dicho procedimiento se mencionó en líneas
anteriores.
(Fig. 3.1.74 Estatus Solicitud-Activa y
Fig. 3.1.75 Número de afiliado
Fig. 3.1.74 Estatus Solicitud-Activa
Fig. 3.1.75 Número de afiliado
La mayoría de las veces es conveniente dar un documento que avale las
actividades que se realizan, por lo tanto sería conveniente poder
imprimir las solicitudes que se almacenan en la base de datos y de
esta manera no solo tenerla de manera electrónica si no también de
forma física. Para esto, está la opción de Imprimir o
Visualizar el documento en un formato que no se pueda editar
después de que ha sido capturada.
Para poder visualizar la solicitud, solo hay que dar un clic en el
icono que dice Solicitud, ubicado en la
parte superior de la ventana.
(Fig. 3.1.76 Formato Solicitud )
Fig. 3.1.76 Formato Solicitud
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