3.1 Expedientes.

Al momento que de clic en esta opción el sistema desplegará una lista de registros que serán las solicitudes que se han elaborado en la sucursal actual, durante el ejercicio y mes en curso. La lista contendrá la siguiente información: No. de la solicitud, la fecha en la que se capturó, el estatus en el que se encuentra al momento de la consulta, la clave de la persona a quien corresponde la solicitud así como su nombre, tipo, si es menor o mayor, y el tipo de persona fiscal que es, ya sea física o moral.

Hay varias acciones que se pueden hacer con los expedientes almacenados, puede Actualizar su búsqueda proporcionando datos como Sucursal, Ejercicio y Periodo, una vez que se proporcionan estos datos, se da clic en la opción F2-Actualizar o bien solo pulsando la tecla F2.
(Fig. 3.1.1 Registro y Funciones)



Fig 3.1.1 Registro y Funciones

Se puede Buscar un registro en particular, partiendo de un dato que sirva como referencia, puede ser la clave de la persona, nombre, apellido paterno o materno. Una vez que se tiene alguno de estos datos, hay que ir al buscador, ya sea tecleando F3 o bien dar un clic en la opción F3-Buscar y teclear la referencia en la caja de texto que corresponda, dentro de la ventana que se despliega con dicha opción.
Cuando se ha tecleado cualquiera de los datos, se da clic en F2-Actualizar y se mostrará la clave, nombre, apellidos, grupo al que pertenece y el estatus de la persona que se busca.

Al pulsar el botón buscar o F3 Desplegará la pantalla del buscador.
(Fig. 3.1.2 Buscador)



Fig. 3.1.2 Buscador

Una vez en la ventana del Buscador se puede teclear cualquiera de los datos con los que se cuente, en el campo que corresponde, como ejemplo se buscará a todas aquellas personas que en su clave lleven S01-; se teclea en el campo donde dice Clave y se da clic en F2-Actualizar.
(Fig. 3.1.3 Búsqueda)



Fig. 3.1.3 Búsqueda

IMPORTANTE: Para agregar un expediente se debe tener en cuenta que tipo de persona fiscal (física o moral) es el aspirante, pues la información requerida es distinta partiendo de este dato.

''Al momento de dar de alta un expediente es necesario tomar en cuenta que hay algunos campos que es obligatorio se proporcionen. Para poder identificar de una manera más sencilla cuales son estos datos, en la aplicación ''Sistema de Gestión Financiera'', se han marcado con un color amarillo las cajas de texto en las que se solicita dicha información''.

En caso de que el expediente que se va a dar de alta sea de una Persona Física, hay que dar clic en el icono que dice Pers. Física, al momento se abrirá una nueva ventana en la que habrá que capturar toda la información del solicitante; ésta se encuentra ordenada en pestañas de acuerdo al tipo de información que se captura en cada una de ellas.
(Fig. 3.1.4 Persona Física)



Fig. 3.1.4 Persona Física

En la parte superior de la ventana hay que especificar el Promotor, Tipo de Persona, Fecha de Solicitud, Estatus, Sucursal, No. de Solicitud, Clave y Motivo de Baja.
Promotor. Este dato viene dado por default, pero si se desea cambiar solo hay que seleccionar el adecuado de la lista que se despliega al momento de dar clic en el icono de flecha del campo promotor; en esta lista se mostrarán todos los usuarios sin importar a que sucursal pertenezcan.
(Fig. 3.1.5 Promotor)



Fig. 3.1.5 Promotor

Tipo de Persona. Para seleccionar el tipo de persona se debe seleccionar una opción de la lista que se despliega al dar clic sobre el campo sucursal.
(Fig. 3.1.6 Tipo de Persona)



Fig. 3.1.6 Tipo de Persona

Fecha de Solicitud. Este dato esta dado por default, mostrará la fecha del día, pero se puede cambiar en caso que sea necesario, puede teclear la fecha o bien dar clic en el icono de flecha para que despliegue el calendario y se seleccione la fecha deseada.
(Fig. 3.1.7 Fecha de Solicitud)



Fig. 3.1.7 Fecha de Solicitud

Estatus. Para seleccionar el estatus basta con dar clic sobre el icono de flecha que esta en el campo estatus y elegir una opción de las que se despliegan.
(Fig. 3.1.8 Estatus)



Fig. 3.1.8 Estatus

Sucursal. La sucursal debe seleccionarse de la lista que se despliega al dar clic sobre el campo sucursal o sobre el icono de flecha.
(Fig. 3.1.9 Sucursal)



Fig. 3.1.9 Sucursal

No. de Solicitud. Este dato se da por default, ya que es un número consecutivo.
Clave. Algo similar sucede con la clave ya que ésta se da cuando la solicitud tiene el estatus ACTIVO y de igual manera es un número consecutivo.
(Fig. 3.1.10 No. de Solicitud y Clave)



Fig. 3.1.10 No. de Solicitud y Clave

Motivo Baja. Esta información se debe proporcionar cuando se dé de baja un expediente, y se seleccionará un motivo de los que se desplieguen en la lista; hay que tener en cuenta que solo si la solicitud tiene estatus de BAJA se podrá seleccionar un motivo, de otra forma este campo permanecerá inactivo.
(Fig. 3.1.11 Motivo Baja)



Fig. 3.1.11 Motivo Baja

Una vez proporcionada la información anterior, se pasa a la parte de pestañas en las que habrá que teclear o seleccionar los datos del solicitante según se requiera.

Generales: La información que se debe proporcionar en este apartado son los apellidos Paterno y Materno, Nombre, RFC, CURP, No. de IFE, Fecha de Nacimiento, Edad, Municipio y Estado de Nacimiento, para estos dos últimos datos hay que recordar la forma en que se capturan; en primer lugar se selecciona el Estado, para que de esta manera se muestren los municipios correspondientes al Estado que se ha proporcionado.
Siendo obligatorios los campos con fondo amarillo.
(Fig. 3.1.12 Datos Generales)



Fig. 3.1.12 Datos Generales

En la parte del nombre hay un botón para consultar los homónimos, solo habrá que teclear los apellidos y el nombre y dar clic en el botón para consultar si ya hay algún afiliado con los mismos datos y verificar que no se duplique el registro.
(Fig. 3.1.13 Consulta de Homónimos)



Fig. 3.1.13 Consulta de Homónimos

En lo que se refiere a la captura del RFC y CURP, se cuenta con una ayuda, ya que si se captura el nombre completo y la fecha de nacimiento estos datos se obtienen de forma autómatica al dar clic en el botón RFC-CURP.
(Fig. 3.1.14 Captura RFC y CURP)



Fig. 3.1.14 Captura RFC y CURP

Domicilio: Los datos requeridos en este apartado son: Calle, No. Exterior, No. Interior, Colonia, Municipio, Estado, Código Postal, Localidad (para el manejo correcto de las localidades es necesario que se tenga un catálogo de las mismas dependiendo el estado y municipio), Entre que Calles se encuentra la mencionada como la calle del domicilio, alguna Referencia que tenga el Domicilio, Teléfono de Casa, Teléfono Celular, Teléfono en el que se pueden dejar Recados y Correo Electrónico.
Siendo obligatorios los campos con fondo amarrillo.
(Fig. 3.1.15 Domicilio)



Fig. 3.1.15 Domicilio

Hay que tomar en cuenta el orden el que se deben capturar los campos de Estado, Municipio, Localidad y Colonia, para que una vez seleccionados se muestre por default el código postal correspondiente.
(Fig. 3.1.16 Estado, Fig. 3.1.17 Municipio, Fig. 3.1.18 Localidad, Fig 3.1.19 Colonia y Código Postal)



Fig. 3.1.16 Estado



Fig. 3.1.17 Municipio



Fig. 3.1.18 Localidad



Fig. 3.1.19 Colonia y Código Postal

Quedando capturados los datos del Domicilio como lo muestra la siguiente imagen
(Fig. 3.1.20 Domicilio Completo)



Fig. 3.1.20 Domicilio Completo

Estadísticos: En este apartado la información se debe seleccionar de cada una de las listas que se proporcionan; los datos a proporcionar son:

Una vez más se debe tener en cuenta que los campos con fondo amarillo son obligatorios..
(Fig. 3.1.21 Estadísticos)



Fig. 3.1.21 Estadísticos

Trabajo: La información solicitada en este apartado es la siguiente:

(Fig. 3.1.22 Trabajo)



Fig. 3.1.22 Trabajo

En el caso de la ocupación y de la empresa son datos que tendrán que seleccionarse de las listas que se proporcionan al dar clic en los campos correspondientes.
(Fig. 3.1.23 Ocupación,Fig. 3.1.24 Empresa)



Fig. 3.1.23 Ocupación


Fig. 3.1.24 Empresa

Una vez proporcinada la información este apartado debe tener una apariencia similar a la imagen que se muestra a continuación; no hay que olvidar que los campos con fondo amarillo es indispensable que contengan información.
(Fig. 3.1.25 Datos de Trabajo Completo)



Fig. 3.1.25 Datos de Trabajo Completo

Cónyuge: En caso de que el expediente que se este dando de alta sea el de una persona casada, es en esta sección donde se debe proporcionar la información relacionada con su cónyuge.
Los datos que se requieren son:

(Fig. 3.1.26 Datos de Cónyuge)



Fig. 3.1.26 Datos de Cónyuge

Puede ser que el cónyuge ya pertenezca a la entidad; si es así ya no es necesario volver a capturar los datos, solo habrá que teclear la clave de afiliado y dar clic en el botón F3-Buscar; o bien, dar clic en el botón F3-Buscar para que nos muestre el Buscador y teclear alguno de los datos que ahí se solicitan, para después seleccionar el registro correcto y en automático muestre la información correcta.
(Fig. 3.1.27 Cónyuge Afiliado)



Fig. 3.1.27 Cónyuge Afiliado

En cuanto a la ocupación y empresa, son datos que deberán seleccionarse de los catálogos proporcionados.
(Fig. 3.1.28 Ocupación Cónyuge, Fig. 3.1.29 Empresa Cónyuge)



Fig. 3.1.28 Ocupación Cónyuge



Fig. 3.1.29 Empresa Cónyuge

Una vez que ya se ha proporcionado toda la información referente al cónyuge, esta sección debe quedar similar a la imagen que se muestra enseguida.
(Fig. 3.1.30 Registro Completo de Cónyuge)



Fig. 3.1.30 Registro Completo de Cónyuge

Observaciones: Si hay alguna observación con respecto a la documentación o algo referente a la solicitud y es necesario documentarlo, es en esta pestaña en la que se puede hacer alguna aclaración.
(Fig. 3.1.31 Observaciones)



Fig. 3.1.31 Observaciones

Foto. En esta pestaña se puede agregar una foto de la persona a la que pertenece el expediente. Dentro de este apartado estan las opciones de F2-Ver Foto, F3-Capturar y F4-Borrar
(Fig. 3.1.32 Foto)



Fig. 3.1.32 Foto

F2-Ver Foto. Al momento que se consulta el expediente, la foto no se muestra de forma automática, si se desea consultar habrá que dar clic en el botón F2-Ver Foto.
(Fig. 3.1.33 Ver Foto)



Fig. 3.1.33 Ver Foto

F3-Capturar. En esta opción solo habrá que seleccionar el archivo de imagen, buscándolo en la ruta en la que se encuentra guardado dentro del equipo.
(Fig. 3.1.34 Seleccionar Foto, Fig. 3.1.35 Foto Cargada)



Fig. 3.1.34 Seleccionar Foto



Fig. 3.1.35 Foto Cargada

F4-Borrar. Si se desea eliminar alguna fotografía de un expediente solo habrá que consultarlo, consultar la foto y dar clic en el botón de F4-Borrar, esto mandará a pantalla una pregunta de confirmación, para corroborar que se desea eliminar dicho registro.
(Fig. 3.1.36 Eliminar Foto)



Fig. 3.1.36 Eliminar Foto

Notas. - El archivo de la imagen debe ser en formato .JPG
- Para agregar la foto se recomienda que el archivo lleve el nombre de foto.jpg.
- Se recomienda que la imagen se encuentre guardada dentro del mismo directorio donde se encuentra la aplicación (C:/omega/).
- Para agregar la foto es necesario que el expediente se haya guardado previamente.


Firma.

Una vez que se ha terminado de capturar toda la información habrá que guardarla ya sea dando clic sobre el icono de Guardar o pulsando la tecla F10. (No es necesario ir guardando la información cada que se capturen los datos en los distintos apartados.)
(Fig. 3.1.37 F10-Guardar)



Fig. 3.1.37 Guardar

Cuando se vaya a asignar la clave a una solicitud, habrá que consultarla y cambiar el Estatus de SOLICITUD a ACTIVA, al momento de hacer este cambio, el Sistema de Gestión Financiera, asignará la clave a la persona relacionada con dicho expediente.
(Fig. 3.1.38 Estatus Activa y Fig. 3.1.39 Generar Clave)



Fig. 3.1.38 Estatus Activa



Fig. 3.1.39 Generar Clave

Una vez que la solicitud se encuentra con el estatus "ACTIVA", cuando se consulte el módulo de expedientes, el registro se mostrará como sigue.
(Fig. 3.1.40 Solicitud Activa)



Fig. 3.1.40 Solicitud Activa

En caso que algún afiliado desee retirarse de la entidad, habrá que darlo de baja. Para esto se consulta la solicitud de la persona en cuestión y se cambia el Estatus de ACTIVA a BAJA, para que de esta manera se active el catálogo de opciones por las que se pueden dar de baja y seleccionar la más adecuada, de igual forma se guarda la información con F10 o dando clic sobre el icono de Guardar.
(Fig. 3.1.41 Activo-Baja, Fig. 3.1.42 Motivos de Baja)



Fig. 3.1.41 Activo-Baja



Fig. 3.1.42 Motivos de Baja

Cuando se trate un Re-Ingreso, habrá que consultar el expediente que corresponda para actualizar el estatus, que en este caso irá de BAJA a ACTIVA.
(Fig. 3.1.43 Expediente Baja)



Fig. 3.1.43 Expediente Baja

Al momento de consultar el expediente, se mostrará la solicitud de ingreso del afiliado; que en el momento de la consulta tendrá el estatus definido como BAJA.
Lo que hay que hacer es cambiar el estatus a ACTIVA y guardar el cambio, para que de esta manera el expediente quede re-activado y su titular pueda gozar de los beneficios que ofrece la entidad.
Hecha la actualización anterior el expediente debe mostrarse como activo.
(Fig. 3.1.44 Estatus Baja-Activo, Fig. 3.1.45 Expediente Activo)



Fig. 3.1.44 Estatus Baja-Activo



Fig. 3.1.45 Expediente Activo

Para dar de alta un Expediente de una Persona Moral es muy similar al proceso que se realiza cuando se da de alta un expediente de una persona física; habrá que dar clic en el icono Pers. Moral, al hacerlo se desplegará en pantalla una ventana que esta divida en dos partes, en la primera habrá que capturar o seleccionar la siguiente información:

En la segunda parte habrá que proporcionar la información solicitada en cada una de los apartados que son:
(Fig. 3.1.46 Personal Moral)



Fig. 3.1.46 Persona Moral

Al momento de dar de alta un expediente de una persona moral debemos tomar en cuenta las mismas consideraciones que al dar de alta un expediente de una persona física, esto es, todos los campos que tengan fondo amarillo forzosamente deben contener información, de otro modo no se podrá guardar el registro.
Promotor. Este dato viene dado por default, pero si se necesita cambiar el dato solo es necesario seleccionar un registro de los que se despliegan en la lista que se proporciona.
Tipo de Persona. En este caso solo se podrá seleccionar la opción de persona moral.
Fecha de Solicitud. La fecha viene dada por default pero puede modificarse si se requiere, dando clic sobre el icono de flecha que corresponde al campo.
Estatus. Habrá que seleccionar el estatus de la solicitud de las opciones que se despliegan al dar clic sobre el icono correspondiente.
Sucursal. Este dato al igual que en la solicitud de personas físicas, viene dado por default, mostrando la sucursal a la que se encuentra conectado actualmente; si es necesario cambiar el dato solo habrá que seleccionar la sucursal correcta de la lista que se despliega en dicha opción.
No. de Solicitud. Este es un dato que se da de forma consecutiva y no es posible modificarse.
Clave. Dato que se genera de forma automática cuando la solicitud tiene estatus de ACTIVA.
Motivo Baja. Campo que solo se habilita cuando la solicitud tiene estatus de BAJA; si es así el campo se activa para que se pueda seleccionar alguna opción de las que se desplieguen.
(Fig. 3.1.47 Encabezado Expediente Personal Moral)



Fig. 3.1.47 Encabezado Expediente Persona Moral

Generales (Persona Moral): Los datos generales solicitados en un expediente para una persona moral son:

(Fig. 3.1.48 Datos Generales Persona Moral) Siempre hay que tener presente cuales son los campos que se deben proporcionar obligatoriamente; en este caso el único que puede o no proporcionarse sería el Apellido Materno del Representante Legal.



Fig. 3.1.48 Generales Persona Moral

Domicilio (Persona Moral): En esta pestaña se solicitan los datos relacionados con el lugar en donde se encuentra establecida la persona moral (organización), que sería equivalente al domicilio particular de una persona física.
Los datos a proporcionar son:

En este apartado se debe recordar la forma en como se capturan los datos de Estado, Municipio, Localidad y Colonia, ya que si no se hace en el orden indicado no se obtendrá la información requerida.
El orden en el que se debe hacer es, en primera instancia deberá seleccionar el Estado de la lista que se despliega al hacer clic sobre el campo; enseguida se capturará el Municipio, que de igual manera debe seleccionarse un registro de la lista que se despliega, para que enseguida se cargue la lista de localidades correspondientes y por último elegir la colonia.
Tampoco se debe olvidar de los campos obligatorios, quedando como opcionales en esta sección los datos de número interior, entre calles, referencia domicilio, teléfono y correo electrónico.
(Fig. 3.1.49 Domicilio Persona Moral)



Fig. 3.1.49 Domicilio Persona Moral

Estadísticos (Persona Moral): Dentro de este apartado habrá que seleccionar una opción de cada una de las listas proporcionadas según sea el dato que se esta solicitando.
Los datos que se requieren en esta sección son:

(Fig. 3.1.50 Estadísticos Persona Moral)



Fig. 3.1.50 Estadísticos Persona Moral

Observaciones : Es en esta sección es donde se puede agregar algún comentario que se crea pertinente.
(Fig. 3.1.51 Observaciones Persona Moral)



Fig. 3.1.51 Observaciones Persona Moral

Foto:

Firma:

Cuando se han completado todos los datos solicitados en el expediente, lo que resta por hacer es guardarlo, ya sea con F10 o dando clic en el botón de Guardar, como se viene mencionando.
Así cuando consultemos los expedientes, la solicitud de la persona moral se verá incluida en la lista como lo muestra la siguiente figura.
(Fig. 3.1.52 Solicitud Completa Persona Moral)



Fig. 3.1.52 Solicitud Completa Persona Moral

Una vez que se ha guardado la información de una solicitud, puede surgir la necesidad de modificar algún dato en el que se haya cometido un error o simplemente para activar o dar de baja algún afiliado; para esto es necesario Editar la solicitud.
Para hacer lo anterior basta con posicionarse en la solicitud que se desea modificar y dar doble clic sobre ella, o bien posicionarse en el registro y dar un clic en el icono de Editar que se encuentra en la parte superior de la ventana de Expedientes.
(Fig. 3.1.53 Editar Expediente)



Fig. 3.1.53 Editar Expediente

Para asignar la clave a un expediente de una persona moral se sigue el mismo procedimiento que se tiene establecido para una persona física; seleccionar la solicitud, y pasar el estatus de SOLICITUD a ACTIVO para que de esta forma se genere el número que lo acreditará como afiliado de la entidad. Dicho procedimiento se mencionó en líneas anteriores, en el expediente de persona física.
(Fig. 3.1.54 Estatus Solicitud-Activa Persona Moral y Fig. 3.1.55 Número de Afiliado Persona Moral



Fig. 3.1.54 Estatus Solicitud-Activa Persona Moral



Fig. 3.1.55 Número de Afiliado Persona Moral

Desde el módulo de Expedientes se pueden consultar las cuentas o contratos que tenga el afiliado en su historial, ya sea cuentas vigentes, pagadas o canceladas.
Para poder visualizarlas solo hay que seleccionar el registro del afiliado y dar clic en el icono de Cuentas que se encuentra en la parte superior de la ventana de Expedientes. Cuando se da clic en el icono, de inmediato se abre una ventana que contiene la lista de los contratos relacionados con el afiliado; la información viene distribuida en una tabla que esta conformada por las siguientes columnas:

Si se quisiera modificar algún contrato de los que se muestran en la lista, bien puede hacerse solo hay que seleccionar el registro deseado y dar clic sobre el botón Editar que se encuentra en la parte superior de ésta ventana.
También se puede dar de alta una cuenta dando clic en el botón Nuevo y proporcionando los datos que ahi se solicitan, esta opción se explica un poco más adelante; si se tuviera un contrato de inversión se puede imprimir el contrato que le corresponde, seleccionando el registro del contrato y dando clic sobre el botón Contrato.
(Fig. 3.1.56 Consulta de Contratos)



Fig. 3.1.56 Consulta de Contratos

La mayoría de las veces es conveniente dar un documento que avale las actividades que se realizan, por lo tanto sería conveniente poder imprimir las solicitudes que se almacenan en la base de datos y de esta manera no solo tenerla de manera electrónica si no también de forma física. Para esto, está la opción de Imprimir o Visualizar el documento en un formato que no se pueda editar después de que ha sido capturada.
Para poder visualizar la solicitud, solo hay que dar un clic en elicono que dice Solicitud, ubicado en la parte superior de la ventana.
(Fig. 3.1.57 Formato Solicitud Mayor)



Fig. 3.1.57 Formato Solicitud Mayor

Así como la solicitud se pueden imprimir otro tipo de formatos como son, la Solicitud de Menor, que para poder imprimirla es necesario seleccionar el registro del afiliado menor y dar clic sobre el botón Sol. Menor (Fig. 3.1.58 Formato Solicitud Menor); para las entidades que manejan aportación social se puede imprimir un Certificado de aportación social, solo hay que ubicar el afiliado y dar clic sobre el botón Certificado, (Fig. 3.1.59 Formato Certificado Parte Social); y si se manejan aportaciones adicionales igualmente se puede imprimir un certificado dando clic en el botón Cert.Capital; (Fig. 3.1.60 Formato Certificado Aportación Adicional); si se requiere que se impriman todos los contratos se puede seleccionar el registro del afiliado y dar clic en el botón Contratos. Si la entidad proporciona una credencial a cada uno de sus afiliados se puede agregar dicho formato y de igual manera seleccionar el afiliado y dar clic en el botón Credencial.

NOTA.
LOS FORMATOS IMPRIMIBLES DESDE ESTE MODULO VARIAN DEPENDIENDO CADA UNA DE LAS ENTIDADES.



Fig. 3.1.58 Formato Solicitud Menor



Fig. 3.1.59 Formato Certificado Parte Social



Fig. 3.1.60 Formato Certificado Aportación Adicional


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